02/09/2026
Doanh nghiệp có hàng nhưng chưa đủ điều kiện làm thủ tục hải quan nên nhờ một đơn vị khác xuất khẩu hộ. Hàng rời kho từ tháng trước, tờ khai thông quan tháng này, phí ủy thác thanh toán tháng sau. Ba mốc thời gian, và chứng từ đi kèm mỗi mốc là khác nhau.
- Khi giao hàng cho bên nhận ủy thác, bên có hàng dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Hóa đơn chỉ lập sau khi hàng đã thực xuất khẩu và có xác nhận của cơ quan hải quan.
- Bên nhận ủy thác lập hóa đơn riêng để thu phí ủy thác.
- Với nhập khẩu ủy thác, chứng từ khi trả hàng phụ thuộc vào việc đã nộp thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu hay chưa.
Ủy thác xuất khẩu: hai bước, hai loại chứng từ
Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ, hiệu lực từ 01/07/2026, tách quy trình ủy thác xuất khẩu thành hai bước:
| Bước | Việc phát sinh | Chứng từ sử dụng | Bên lập |
|---|---|---|---|
| 1 | Xuất hàng giao cho cơ sở nhận ủy thác | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ | Cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu |
| 2 | Hàng đã thực xuất khẩu, có xác nhận của cơ quan hải quan | Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử | Cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu, lập cho cơ sở nhận ủy thác |
| Song song | Thu phí dịch vụ ủy thác | Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử | Cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu, lập cho bên giao ủy thác |
Ở bước một, hàng rời kho nhưng quyền sở hữu chưa chuyển giao, nên chưa phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên đường.
Ở bước hai, căn cứ lập hóa đơn là các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lượng và giá trị hàng hóa thực tế xuất khẩu do cơ sở nhận ủy thác cung cấp. Số lượng thực xuất có thể khác số lượng đã giao, và hóa đơn phải theo số thực xuất.
Lập hóa đơn ngay khi giao hàng cho bên nhận ủy thác là làm sai mốc. Điều kiện lập hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP là hàng đã thực xuất khẩu và có xác nhận của cơ quan hải quan.
Hai hóa đơn khác nhau trong cùng một thương vụ
Nhiều kế toán nhầm hai dòng hóa đơn trong quan hệ ủy thác. Chúng đi ngược chiều nhau và phản ánh hai giao dịch riêng:
- Hóa đơn hàng hóa: bên có hàng lập cho bên nhận ủy thác, ghi nhận giá trị hàng thực tế xuất khẩu;
- Hóa đơn phí ủy thác: bên nhận ủy thác lập cho bên có hàng, ghi nhận doanh thu dịch vụ ủy thác.
Bên nhận ủy thác ghi nhận doanh thu ở phần phí dịch vụ. Giá trị lô hàng đi qua tay bên này mà không hình thành doanh thu bán hàng của họ.
Nhập khẩu ủy thác: phân nhánh theo thuế đã nộp
Với hàng nhập khẩu ủy thác, Nghị định 254/2026/NĐ-CP chia hai trường hợp khi cơ sở nhận ủy thác trả hàng cho bên giao ủy thác:
| Tình trạng thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu | Chứng từ khi trả hàng |
|---|---|
| Cơ sở nhận nhập khẩu ủy thác đã nộp thuế | Hóa đơn điện tử |
| Chưa nộp thuế | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường |
Logic phía sau là ai đứng tên nộp thuế ở khâu nhập khẩu. Bên nhận ủy thác đã nộp thuế thì việc trả hàng kèm hóa đơn giúp bên giao ủy thác có căn cứ kê khai khấu trừ. Bên nhận chưa nộp thuế thì hàng chỉ đơn thuần được chuyển giao vật lý.
Trường hợp tự xuất khẩu
Cơ sở kinh doanh có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu, kể cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu, khi xuất khẩu sử dụng hóa đơn điện tử là một trong ba loại: hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử, hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.
Khi xuất hàng để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, cơ sở dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hoặc hóa đơn thương mại điện tử, hoặc hóa đơn điện tử theo quy định, làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường.
Số hàng giao cho bên nhận ủy thác nhiều hơn số thực xuất khẩu thì lập hóa đơn thế nào?
Lập hóa đơn theo số thực tế xuất khẩu. Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định căn cứ lập hóa đơn là chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lượng, giá trị hàng hóa thực tế xuất khẩu của cơ sở nhận ủy thác. Phần chênh lệch xử lý theo thỏa thuận trong hợp đồng ủy thác, có thể nhận lại hàng hoặc chuyển sang lô sau.
Bên nhận ủy thác có phải kê khai doanh thu theo giá trị lô hàng không?
Không. Doanh thu của bên nhận ủy thác là phí ủy thác, thể hiện trên hóa đơn họ lập cho bên giao ủy thác. Giá trị lô hàng thuộc về bên có hàng.
Hàng ủy thác xuất khẩu có được áp thuế suất 0% không?
Việc áp thuế suất thực hiện theo pháp luật về thuế giá trị gia tăng, căn cứ vào hồ sơ chứng minh hàng thực xuất khẩu gồm tờ khai hải quan có xác nhận, hợp đồng và chứng từ thanh toán. Riêng về chứng từ, hóa đơn được lập theo trình tự nêu trong Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có phải đăng ký với cơ quan thuế không?
Đây là chứng từ điện tử thuộc phạm vi quản lý hóa đơn, chứng từ. Doanh nghiệp thực hiện theo quy định về đăng ký sử dụng và mẫu chứng từ tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Hợp đồng ủy thác cần có nội dung gì để đủ căn cứ?
Cần nêu rõ hàng hóa ủy thác, phạm vi công việc bên nhận ủy thác thực hiện, mức phí ủy thác, trách nhiệm về thuế ở khâu xuất nhập khẩu, và cơ chế đối chiếu xác nhận số lượng, giá trị hàng thực tế xuất khẩu. Chính chứng từ đối chiếu này là căn cứ lập hóa đơn.
Xem thêm: Điều chuyển hàng cho chi nhánh và giao hàng đại lý
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế về hóa đơn điện tử, chứng từ (hiệu lực từ 01/07/2026)
- Luật Quản lý thuế 2025 số 108/2025/QH15
