Bài viết theo Thông tư 130/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, áp dụng từ năm ngân sách 2026
Hệ thống Mục lục ngân sách nhà nước mới áp dụng từ năm ngân sách 2026, thay thế hệ thống cũ. Kế toán đơn vị sử dụng ngân sách cần nắm sáu cách phân loại và quy tắc chỉ hạch toán mã chi tiết.
Sáu cách phân loại
| Phân loại theo | Số ký tự mã | Dùng để làm gì |
|---|---|---|
| Chương | 3 | Phân loại theo hệ thống tổ chức của cơ quan chủ quản được quản lý ngân sách riêng |
| Loại, Khoản | 3 và 3 | Loại theo lĩnh vực chi; Khoản là chi tiết của Loại, theo ngành kinh tế quốc dân |
| Mục, Tiểu mục | 4 và 4 | Mục theo nội dung kinh tế của chính sách, chế độ thu chi; Tiểu mục là chi tiết của Mục |
| Chương trình, mục tiêu và dự án quốc gia | Theo chương trình, mục tiêu được duyệt | |
| Nguồn ngân sách nhà nước | 2 | Theo dự toán được giao, mã chi tiết theo chế độ kế toán nhà nước áp dụng cho hệ thống TABMIS |
| Cấp ngân sách | 1 | Trung ương, cấp tỉnh, cấp xã |
Mã Chương theo cấp quản lý
- Cơ quan ở cấp trung ương: mã từ 001 đến 399.
- Cơ quan ở cấp tỉnh: mã từ 400 đến 599.
- Cơ quan cấp xã: mã từ 800 đến 989.
- Đơn vị trực thuộc cơ quan chủ quản dùng mã Chương của cơ quan chủ quản.
- Đơn vị, tổ chức kinh tế hoặc cá nhân độc lập, cùng tính chất được bố trí mã Chương chung.
- Mỗi cấp ngân sách có một Chương đặc biệt, tên là Các quan hệ khác của ngân sách, để phản ánh khoản thu chi khỏi thuộc dự toán giao cho cơ quan nào.
Ba cấp ngân sách
| Cấp ngân sách | Mã |
|---|---|
| Ngân sách trung ương | 1 |
| Ngân sách cấp tỉnh | 2 |
| Ngân sách cấp xã | 4 |
Với khoản thu: đơn vị nộp khỏi ghi mã số cấp ngân sách. Kho bạc Nhà nước tự hạch toán theo chế độ phân cấp nguồn thu.
Với khoản chi: cơ quan giao dự toán khi phát hành giấy rút dự toán, lệnh chi tiền hay chứng từ chi khác phải ghi rõ khoản chi thuộc ngân sách cấp nào.
Trên cơ sở đó Kho bạc Nhà nước hạch toán mã số chi theo cấp ngân sách tương ứng.
Ghi sai cấp ngân sách trên chứng từ chi là lỗi phải điều chỉnh, khỏi tự sửa được ở khâu sau.
Quy tắc chỉ hạch toán mã chi tiết
- Khi hạch toán chi ngân sách, chỉ hạch toán mã số Khoản. Căn cứ mã Khoản để xác định khoản chi thuộc Loại tương ứng.
- Khi hạch toán thu, chi theo nội dung kinh tế, chỉ hạch toán mã số Tiểu mục. Căn cứ Tiểu mục để xác định Mục tương ứng.
- Loại và Mục mã hóa bằng số chẵn theo hàng chục, ví dụ Loại Quốc phòng ký hiệu 010.
- Khoản và Tiểu mục có hàng đơn vị từ 1 đến 9, nằm liền sau mã của Loại hoặc Mục tương ứng.
- Giá trị 9 cuối cùng trong khoảng của một Mục dùng để chỉ Tiểu mục khác, chỉ hạch toán khi có hướng dẫn cụ thể.
Mục trong cân đối và ngoài cân đối
| Nhóm | Gồm |
|---|---|
| Mục trong cân đối | Mục thu, Mục chi ngân sách nhà nước, và Mục chuyển nguồn giữa các năm ngân sách |
| Mục ngoài cân đối | Mục vay và trả nợ gốc vay của ngân sách nhà nước, Mục tạm thu, Mục tạm chi |
Dự án nhiều công năng
Hạch toán phân bổ dự toán theo Loại, Khoản phải phù hợp với nội dung dự toán được giao. Trường hợp một dự án có nhiều công năng, thì căn cứ công năng chính của dự án để xác định Loại, Khoản phù hợp.
Việc cần làm
- Cập nhật bảng mã trong phần mềm kế toán trước khi mở sổ năm ngân sách 2026.
- Đối chiếu mã Chương của đơn vị mình, nhất là đơn vị vừa sáp nhập hoặc chuyển cấp quản lý.
- Rà lại mã Khoản đang dùng, vì hạch toán chi chỉ ghi mã Khoản chứ khỏi ghi mã Loại.
- Ghi rõ cấp ngân sách trên mọi chứng từ chi, gồm giấy rút dự toán và lệnh chi tiền.
- Với dự án nhiều công năng, lập biên bản xác định công năng chính làm căn cứ chọn Loại, Khoản.
- Tách riêng các khoản tạm thu, tạm chi vì thuộc nhóm Mục ngoài cân đối.
Hệ thống Mục lục ngân sách nhà nước mới áp dụng từ khi nào?
Thông tư 130/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và áp dụng từ năm ngân sách 2026.
Mã Chương của cơ quan cấp xã nằm trong khoảng nào?
Từ 800 đến 989. Cơ quan cấp trung ương từ 001 đến 399, cơ quan cấp tỉnh từ 400 đến 599.
Đơn vị trực thuộc dùng mã Chương nào?
Dùng mã Chương của cơ quan chủ quản, hoặc của đơn vị, tổ chức kinh tế cấp trên.
Khi hạch toán chi có phải ghi cả mã Loại không?
Không. Chỉ hạch toán mã số Khoản theo đúng nội dung phân loại, rồi căn cứ mã Khoản để xác định khoản chi thuộc Loại tương ứng.
Hạch toán thu chi theo nội dung kinh tế thì ghi mã nào?
Chỉ hạch toán mã số Tiểu mục theo đúng nội dung kinh tế, rồi căn cứ Tiểu mục để xác định Mục tương ứng.
Có mấy cấp ngân sách và mã là gì?
Ba cấp: ngân sách trung ương mã 1, ngân sách cấp tỉnh mã 2, ngân sách cấp xã mã 4.
Nộp tiền vào ngân sách có phải ghi mã cấp ngân sách không?
Không. Đơn vị nộp khoản thu khỏi ghi mã số cấp ngân sách, Kho bạc Nhà nước hạch toán số thu theo từng cấp ngân sách.
Dự án có nhiều công năng thì xếp vào Loại, Khoản nào?
Căn cứ công năng chính của dự án để xác định Loại, Khoản phù hợp.
- Thông tư 130/2025/TT-BTC quy định Hệ thống Mục lục ngân sách nhà nước, Điều 2, Điều 3, Điều 4, Điều 6, Điều 7 và Điều 8
- Luật Ngân sách nhà nước số 89/2025/QH15, Điều 37 và Điều 39
Xem thêm: Ba tầng xét duyệt và ba nơi phải khớp số
[…] Xem thêm: Sáu cách phân loại và một quy tắc ghi mã […]