Nộp bất cứ lúc nào, xác nhận trong mười lăm phút

Bài viết theo Nghị định 164/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2025

Hai điều kiện để giao dịch điện tử

• Có tài khoản định danh điện tử theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
• Có chứng thư chữ ký số còn hiệu lực do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp, hoặc có chữ ký điện tử khác theo quy định.

Sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử

• Do Bộ Tài chính tạo lập, chứa thông tin như sổ bản giấy.
• Được tích hợp với tài khoản định danh điện tử của cá nhân tham gia bảo hiểm xã hội.
• Lưu trữ và cập nhật thường xuyên tại kho quản lý dữ liệu điện tử trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tài chính và Cổng Dịch vụ công quốc gia.
• Cấp chậm nhất ngày 01/01/2026, có giá trị pháp lý như sổ giấy.
• Mỗi người chỉ được cấp duy nhất một mã số bảo hiểm xã hội.

Thời gian nộp và xác nhận

Khỏi phải nộp lại thứ đã có

• Hoàn thành giao dịch điện tử thì khỏi phải thực hiện phương thức giao dịch khác, và được công nhận đã hoàn thành thủ tục tương ứng.
• Thành phần hồ sơ đã được số hóa, lưu trữ trong các cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc cơ sở dữ liệu chuyên ngành thì khỏi yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại.

Nghĩa vụ của doanh nghiệp

• Tạo lập, gửi, nhận hồ sơ, chứng từ qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.
• Khỏi thực hiện giao dịch bằng hồ sơ giấy đối với thủ tục đã đăng ký bằng hình thức điện tử, trong thời gian đang thực hiện giao dịch điện tử.
• Quản lý chứng thư chữ ký số và bảo đảm tính chính xác của nó trên hồ sơ; quản lý tài khoản định danh điện tử an toàn.
• Lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn toàn bộ hồ sơ, chứng từ điện tử.
• Lưu trữ hồ sơ giấy với những chứng từ đã kê khai nhưng chưa chuyển sang điện tử, và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền đối chiếu, kiểm tra.
• Thực hiện các quy định bảo đảm an toàn, an ninh hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử.

Quyền của người tham gia

• Được hướng dẫn, hỗ trợ và giải quyết kịp thời khi gặp sự cố.
• Được bảo đảm bí mật và tính toàn vẹn dữ liệu thông tin giao dịch.
• Được cung cấp thông tin về việc đóng, hưởng bảo hiểm xã hội bằng phương tiện điện tử.

Việc cần làm

• Kiểm tra hạn của chứng thư chữ ký số trước mỗi kỳ nộp hồ sơ.
• Bảo đảm doanh nghiệp có tài khoản định danh điện tử đang hoạt động.
• Rà lại quy trình ký duyệt nội bộ, vì hồ sơ cần đủ chữ ký của những người có trách nhiệm.
• Số hóa các thành phần còn ở dạng giấy trước khi nộp kèm.
• Ngừng nộp hồ sơ giấy cho các thủ tục đã chuyển sang giao dịch điện tử.
• Vẫn lưu giữ hồ sơ giấy của phần chưa chuyển đổi, để xuất trình khi kiểm tra.
• Nhắc người lao động kiểm tra sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử trên tài khoản định danh.

Xem thêm: Tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm và kinh phí công đoàn