Một trăm tám mươi ngày và mười bảy khoản chi

Bài viết theo Thông tư 140/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/02/2026

Thông tư này viết cho cơ quan dùng ngân sách nhà nước. Nhưng Điều 10 mở cửa cho cả tổ chức, doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế được áp dụng, miễn là bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả và phù hợp nguồn tài chính. Đây là bộ khung sẵn để dựng quy chế công tác phí nước ngoài của doanh nghiệp.

Ngắn hạn là bao lâu

Công tác ngắn hạn ở nước ngoài là khỏi quá 180 ngày cho một đợt, tính cả thời gian đi đường, chờ đợi và cách ly nếu có.

Mười bảy khoản nằm trong công tác phí

• Tiền vé máy bay, tàu hỏa, tàu biển, xe từ Việt Nam đến nước công tác và ngược lại, kể cả chặng nội địa nước đến.
• Tiền thuê phương tiện đi lại: từ nhà đến sân bay, ga, cảng, bến xe, cửa khẩu và ngược lại; từ điểm nhập cảnh đến nơi ở và ngược lại khi xuất cảnh; phương tiện đi làm việc hằng ngày tại nước đến.
• Tiền thuê phòng nghỉ ở nước đến công tác.
• Tiền ăn và tiêu vặt theo định mức tại nước đến công tác.
• Lệ phí sân bay trong và ngoài nước.
• Lệ phí thị thực, lệ phí cấp hộ chiếu.
• Tiền đóng góp tham dự hội nghị, hội thảo, gồm cả tiền mua tài liệu.
• Tiền bảo hiểm y tế.
• Tiền chờ đợi tại sân bay.
• Tiền cước hành lý, tài liệu mang theo phục vụ đợt công tác.
• Tiền điện thoại, fax, internet.
• Tiền bồi dưỡng.
• Tiền chiêu đãi và mua quà tặng đối ngoại.
• Tiền thuê dịch thuật.
• Tiền khám sức khỏe tổng quát, tiêm phòng vắc xin theo yêu cầu của nước đến công tác.
• Các khoản chi phí khác có liên quan theo quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền.

Thời gian được hưởng

Khi phía nước ngoài đài thọ

• Đài thọ toàn bộ ăn, ở nhưng khỏi chi tiền mặt tiêu vặt, thì người đi công tác vẫn được hưởng tiền tiêu vặt theo mức khoán và các chi phí khác nếu phát sinh.
• Đài thọ toàn bộ chuyến đi, thì hưởng theo mức của phía mời.
• Phía mời đài thọ thấp hơn mức khoán thì khỏi được cấp thêm phần chênh lệch.
• Phía mời chi cao hơn mức khoán thì phần chênh lệch khỏi bị thu lại.

Đồng tiền và tỷ giá

• Đồng tiền dùng để xác định định mức, lập dự toán, thanh toán và quyết toán là đô la Mỹ.
• Chi bằng ngoại tệ khác thì quy đổi về đô la Mỹ trên cơ sở tổng số tiền thực chi.
• Tỷ giá quy đổi căn cứ chứng từ đổi tiền hợp pháp của nước đến công tác.
• Khỏi có chứng từ đổi tiền thì áp tỷ giá hạch toán do Bộ Tài chính công bố, hoặc tỷ giá bán chuyển khoản đầu ngày của Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam tại thời điểm đi công tác.
• Thanh toán bằng thẻ tín dụng thì căn cứ bản thanh toán trên sao kê kèm chứng từ gốc, quy đổi theo tỷ giá của ngân hàng trên sao kê, cộng phí giao dịch bằng ngoại tệ nếu có.

Việc cần làm

• Doanh nghiệp muốn dùng khung này thì ban hành quy chế nội bộ dẫn chiếu Thông tư 140/2025/TT-BTC.
• Ra quyết định cử đi công tác ghi rõ thời gian, nhiệm vụ và lịch trình.
• Có kéo dài thì làm quyết định bổ sung trước khi thanh toán phần kéo dài.
• Yêu cầu người đi công tác giữ chứng từ đổi tiền, hoặc sao kê thẻ tín dụng kèm chứng từ gốc.
• Với chuyến có phía mời đài thọ, lưu văn bản mời để xác định phần ngân sách hoặc doanh nghiệp còn phải chi.
• Tách rõ ngày công tác và ngày riêng ngay trong bảng quyết toán chuyến đi.

Xem thêm: Khoản phụ cấp và lợi ích không tính thuế thu nhập cá nhân