Bài viết theo Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, Điều 43
Câu hỏi cũ nhất về con dấu là hình dạng phải thế nào và đăng ký ở đâu. Luật Doanh nghiệp hiện hành trả lời gọn: doanh nghiệp tự quyết định loại, số lượng, hình thức và nội dung dấu. Và chữ ký số cũng là một hình thức dấu.
- Dấu gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số.
- Chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung.
- Quyền này áp cho dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác.
- Việc quản lý và lưu giữ dấu theo Điều lệ công ty hoặc quy chế do đơn vị có dấu ban hành.
- Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
- Nghĩa là có giao dịch luật buộc đóng dấu, có giao dịch không.
- Nội bộ nên có quy chế quản lý và sử dụng dấu bằng văn bản.
Hai hình thức dấu
| Hình thức | Nội dung |
|---|---|
| Dấu khắc | Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu |
| Chữ ký số | Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử |
Luật Doanh nghiệp xếp chữ ký số vào chính khái niệm dấu của doanh nghiệp, không phải một thứ song song.
Hệ quả thực tế: văn bản ký bằng chữ ký số của doanh nghiệp đã có đủ yếu tố dấu, không cần thêm dấu khắc đóng vào bản in.
Đây cũng là nền cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hồ sơ thuế điện tử, vốn không có chỗ để đóng dấu mực.
Doanh nghiệp tự quyết định
Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
- Loại dấu: dấu khắc hay chữ ký số, hoặc dùng cả hai.
- Số lượng: một hay nhiều con dấu, tùy nhu cầu quản lý.
- Hình thức: hình dạng, kích thước, màu mực.
- Nội dung: thông tin thể hiện trên mặt dấu.
- Áp cho cả dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác, không chỉ dấu công ty.
Doanh nghiệp nhiều chi nhánh có thể cấp mỗi chi nhánh một con dấu riêng, hoặc thống nhất dùng một dấu công ty. Đây là quyết định quản trị, và nên được ghi vào Điều lệ hoặc quy chế để tránh tranh cãi về thẩm quyền đóng dấu.
Quản lý và sử dụng
Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty, hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.
Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật. Câu này có hai chiều: dấu bắt buộc ở những giao dịch mà luật chuyên ngành yêu cầu, và ở các giao dịch còn lại thì việc đóng dấu là thỏa thuận giữa các bên.
Điều lệ hoặc quy chế cần trả lời tối thiểu ba câu: ai giữ dấu, ai được quyết định đóng dấu, và loại văn bản nào bắt buộc đóng dấu.
Với doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật, quy chế dấu nên khớp với phần phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người trong Điều lệ.
Thiếu quy chế thì tranh chấp nội bộ về việc một văn bản có hiệu lực hay không sẽ khó có căn cứ giải quyết.
Việc cần làm
- Quyết định bằng văn bản loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp và từng đơn vị.
- Ban hành quy chế quản lý và sử dụng dấu, hoặc đưa nội dung này vào Điều lệ công ty.
- Ghi rõ người giữ dấu và người có quyền quyết định đóng dấu.
- Lập sổ theo dõi việc đóng dấu cho các văn bản quan trọng.
- Rà lại việc dùng chữ ký số: đăng ký, gia hạn, phân quyền sử dụng và thu hồi khi nhân sự thay đổi.
- Với doanh nghiệp nhiều người đại diện theo pháp luật, đối chiếu quy chế dấu với phân chia quyền trong Điều lệ.
- Khi lập chi nhánh, văn phòng đại diện, quyết định luôn đơn vị đó có dấu riêng hay dùng dấu công ty.
Chữ ký số có được coi là con dấu không?
Có. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Doanh nghiệp được có mấy con dấu?
Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
Hình dạng và nội dung con dấu có bị quy định sẵn không?
Hình thức và nội dung dấu do doanh nghiệp quyết định, theo khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp.
Chi nhánh có được có dấu riêng không?
Có. Quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu áp dụng cho dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
Ai giữ con dấu của công ty?
Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.
Hợp đồng có bắt buộc đóng dấu không?
Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật. Với giao dịch mà pháp luật chuyên ngành không yêu cầu đóng dấu, việc đóng dấu do các bên thỏa thuận.
Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?
Hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử được ký bằng chữ ký số, và chữ ký số chính là một hình thức dấu theo khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp.
Có nên ban hành quy chế về con dấu không?
Nên. Luật giao việc quản lý và lưu giữ dấu cho Điều lệ công ty hoặc quy chế do đơn vị có dấu ban hành, nên có văn bản rõ ràng sẽ tránh tranh chấp về thẩm quyền đóng dấu.
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, Điều 43
Xem thêm: Chứng từ điện tử trong kế toán
