Chứng từ điện tử trong kế toán và giá trị của bản giấy

Bài viết theo Điều 16 và Điều 17 Luật Kế toán số 88/2015/QH13, điểm d khoản 1 Điều 16 đã bị bãi bỏ bởi khoản 9 Điều 2 Luật số 56/2024/QH15

Chuyển chứng từ giấy sang điện tử thì bản điện tử là bản có hiệu lực giao dịch. Bản giấy sau đó chỉ còn giá trị lưu giữ để ghi sổ và kiểm tra.

Nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán

• Tên và số hiệu của chứng từ kế toán.
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán.
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán.
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ.
• Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

Ngoài những nội dung chủ yếu nói trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

Khi nào chứng từ điện tử là chứng từ kế toán

Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán, và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông, hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

Yêu cầu bảo mật và lưu trữ

• Bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
• Được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định.
• Được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận.
• Phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

Chuyển đổi giữa giấy và điện tử

Xem thêm: Chứng từ kế toán theo Thông tư 99 và quy tắc ký chứng từ