Bài viết theo Điều 5 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ ngày 01/07/2026
In hóa đơn điện tử ra giấy là việc bình thường trong công tác kế toán. Nhưng bản in đó thường không dùng để giao dịch được, trừ một ngoại lệ.
- Hóa đơn điện tử lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu.
- Đơn vị được chọn hình thức lưu trữ phù hợp với đặc thù hoạt động.
- Phải sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
- Hóa đơn giấy chưa lập lưu trữ theo chế độ chứng từ có giá.
- Chỉ hai trường hợp được chuyển hóa đơn điện tử thành bản giấy.
- Bản giấy chuyển đổi không có hiệu lực giao dịch, trừ hóa đơn từ máy tính tiền.
Hai yêu cầu chung
- Bảo đảm tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi hay sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
- Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
Lưu trữ hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ phù hợp với đặc thù hoạt động, khả năng ứng dụng công nghệ, và đáp ứng đủ các yêu cầu tại Điều 13 Luật Giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
Đây là yêu cầu bắt buộc, gắn với việc chọn hình thức lưu trữ.
Ba chế độ lưu trữ hóa đơn giấy
| Loại hóa đơn, chứng từ giấy | Chế độ lưu trữ |
|---|---|
| Chưa lập | Lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá |
| Đã lập, trong các đơn vị kế toán | Lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán |
| Đã lập, trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán | Lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó |
Chuyển hóa đơn điện tử ra giấy
Việc chuyển đổi phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi, đáp ứng yêu cầu tại khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử.
- Theo yêu cầu của cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra, và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra, điều tra.
- Theo nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, để phục vụ việc ghi sổ và theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán.
Hóa đơn chuyển đổi để phục vụ ghi sổ, theo dõi thì không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.
Ngoại lệ duy nhất là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
Xem thêm: Chứng từ điện tử trong kế toán và giá trị của bản giấy
Hóa đơn điện tử lưu trữ dưới dạng nào?
Dưới dạng thông điệp dữ liệu. Đơn vị được chọn hình thức lưu trữ phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ.
Có bắt buộc in hóa đơn điện tử ra giấy không?
Không bắt buộc in thường xuyên, nhưng phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
Khi nào được chuyển hóa đơn điện tử ra giấy?
Theo yêu cầu của cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra; hoặc theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh để phục vụ ghi sổ, theo dõi.
Bản in ra có dùng để thanh toán được không?
Hóa đơn chuyển đổi để ghi sổ không có hiệu lực giao dịch, thanh toán, trừ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
Hóa đơn giấy chưa dùng cất ở đâu?
Lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
Hộ kinh doanh không phải đơn vị kế toán thì lưu hóa đơn thế nào?
Lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.
- Nghị định số 254/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, hiệu lực từ 01/07/2026: Điều 5.
- Luật Giao dịch điện tử: khoản 2 Điều 12 và Điều 13.
