Bài viết theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ ngày 01/7/2026
Cuối năm, nhân viên hỏi xin chứng từ khấu trừ thuế để tự quyết toán. Kế toán phải trả lời được ba câu: người này có thuộc diện được cấp chứng từ hay không, cấp một tờ cho cả năm hay từng lần, và trên tờ đó phải ghi những gì. Điều 23 và Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP trả lời cả ba.
Hai loại chứng từ của cơ quan quản lý thuế
Điều 22 Nghị định 254/2026/NĐ-CP chỉ nêu hai loại: chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, và biên lai thu thuế, phí, lệ phí. Cần thêm loại nào khác thì Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định riêng.
Bảy nội dung của chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
- Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ; ký hiệu chứng từ; số thứ tự chứng từ.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập.
- Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập nếu đã có mã số thuế, hoặc số định danh cá nhân nếu chưa có.
- Quốc tịch, chỉ ghi khi người nộp thuế không mang quốc tịch Việt Nam.
- Khoản thu nhập; thời điểm trả thu nhập; tổng thu nhập chịu thuế; khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế đã khấu trừ.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.
- Họ tên và chữ ký của người trả thu nhập. Dùng chứng từ điện tử thì chữ ký ở đây là chữ ký số.
Lập một tờ cho cả năm hay mỗi lần một tờ
Đây là chỗ hay lúng túng nhất, và Điều 24 chia theo loại hợp đồng lao động.
| Trường hợp | Số chứng từ phải lập |
|---|---|
| Hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên | Chỉ lập MỘT chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế |
| Không ký hợp đồng lao động, hoặc hợp đồng dưới 03 tháng | Lập cho mỗi lần khấu trừ; hoặc lập một chứng từ gộp nhiều lần khấu trừ trong một năm tính thuế khi cá nhân yêu cầu |
Nguyên tắc chung ở khoản 1 Điều 24 là lập chứng từ ngay tại thời điểm khấu trừ và giao cho người nộp thuế. Các trường hợp ở bảng trên và ba trường hợp miễn dưới đây là ngoại lệ của nguyên tắc đó.
Ba trường hợp không phải lập chứng từ
Khoản 2 Điều 24 nêu rõ: cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì tổ chức khấu trừ không phải lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho người đó.
Lý do dễ hiểu: người ủy quyền không tự quyết toán nên cũng không cần tờ chứng từ để nộp kèm. Doanh nghiệp vẫn phải giữ giấy ủy quyền làm căn cứ.
Nhóm thứ ba nằm ở khoản 4 Điều 24, gồm các khoản thu nhập của nhà đầu tư cá nhân đã bị khấu trừ và nộp thuế tại nguồn. Khi đó tổ chức chi trả hoặc tổ chức khấu trừ không phải lập chứng từ khấu trừ.
- Chuyển nhượng chứng khoán.
- Đầu tư vốn.
- Chuyển nhượng tài sản mã hóa.
- Chuyển nhượng vàng miếng.
- Thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại.
- Thu nhập từ trúng thưởng, thừa kế, quà tặng.
Thời điểm ký số
Khoản 5 Điều 24 định nghĩa thời điểm ký số là lúc tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế dùng chữ ký số để ký lên chứng từ điện tử, hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Giống hóa đơn, chứng từ cũng có hai mốc thời gian và không nên gộp làm một.
Biên lai thu thuế, phí, lệ phí
Biên lai có bộ nội dung riêng tại khoản 2 Điều 23, và vài quy tắc kỹ thuật đáng nhớ.
- Số biên lai ghi bằng chữ số Ả-rập, tối đa 8 chữ số.
- Biên lai điện tử đánh số bắt đầu từ 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng, và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm.
- Biên lai thể hiện bằng tiếng Việt. Cần thêm tiếng nước ngoài thì đặt trong ngoặc đơn bên phải, hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn.
- Đồng tiền trên biên lai là đồng Việt Nam. Khoản phí, lệ phí mà pháp luật quy định thu bằng ngoại tệ thì được thu bằng ngoại tệ, hoặc thu bằng đồng Việt Nam quy đổi theo tỷ giá tại Nghị định 362/2025/NĐ-CP.
- Chữ ký trên biên lai là chữ ký số của tổ chức thu thuế, phí, lệ phí. Nội dung trên biên lai phải đúng với nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Việc kế toán nên chuẩn bị
- Rà danh sách người lao động theo loại hợp đồng để biết ai thuộc nhóm một chứng từ một năm, ai thuộc nhóm từng lần.
- Thu giấy ủy quyền quyết toán sớm, vì có ủy quyền thì bớt được một tờ chứng từ cho mỗi người.
- Với cộng tác viên và lao động thời vụ, hỏi trước xem họ có muốn gộp một chứng từ cho cả năm hay không, để khỏi phải cấp lại.
- Kiểm tra người lao động chưa có mã số thuế đã cung cấp đủ số định danh cá nhân.
- Với người nước ngoài, bổ sung thông tin quốc tịch vào hồ sơ nhân sự.
Với văn phòng làm lương cho nhiều khách, việc bám đúng loại hợp đồng của từng người rồi sinh chứng từ đúng số lượng là việc lặp mỗi năm. Phần mềm kế toán VFRS quản lý hồ sơ lao động theo loại hợp đồng, xem tại <a href=”https://app.vfrs.vn” target=”_blank” rel=”noopener”>app.vfrs.vn.
Xem thêm: Hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Nhân viên ký hợp đồng 12 tháng thì cấp mấy chứng từ khấu trừ trong năm?
Một. Khoản 3 Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức trả thu nhập chỉ lập một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế.
Cộng tác viên nhận thù lao sáu lần trong năm thì cấp mấy tờ?
Mặc định là mỗi lần khấu trừ một tờ, tức sáu tờ. Nhưng nếu cá nhân yêu cầu thì được lập một chứng từ gộp cho nhiều lần khấu trừ trong cùng một năm tính thuế.
Nhân viên đã ủy quyền quyết toán, vẫn xin chứng từ khấu trừ thì có phải cấp không?
Không bắt buộc. Khoản 2 Điều 24 nói rõ trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì tổ chức khấu trừ không phải lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Công ty trả cổ tức cho cổ đông cá nhân, có phải lập chứng từ khấu trừ không?
Không, nếu khoản thu nhập từ đầu tư vốn đó đã được tổ chức chi trả hoặc tổ chức khấu trừ thực hiện khấu trừ và nộp thuế thu nhập cá nhân tại nguồn. Khoản 4 Điều 24 xếp đầu tư vốn vào nhóm không phải lập chứng từ.
Người lao động chưa có mã số thuế thì ghi gì lên chứng từ?
Ghi số định danh cá nhân. Điểm c khoản 1 Điều 23 cho phép ghi mã số thuế nếu cá nhân đã có, còn chưa có thì dùng số định danh cá nhân.
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, hiệu lực từ ngày 01/7/2026, các Điều 22, 23 và 24
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, hiệu lực từ ngày 01/7/2026, Điều 27 về chứng từ điện tử
- Nghị định 362/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Phí và lệ phí