Bài viết theo Thông tư 91/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/07/2026
Chứng từ điện tử sai nặng thì chỉ có một đường là lập chứng từ thay thế, khỏi có lựa chọn điều chỉnh như hóa đơn. Đây là khác biệt cốt lõi mà kế toán hay áp nhầm.
Xử lý chứng từ đã lập sai
| Nhóm sai | Cách xử lý |
|---|---|
| Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác, mà khỏi sai mã số thuế và số tiền ghi trên chứng từ | Thông báo cho bên nhận, khỏi phải lập lại. Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-CTĐT |
| Mọi trường hợp còn lại | Lập chứng từ điện tử thay thế cho chứng từ đã lập sai |
Hóa đơn điện tử sai nặng thì người bán được chọn điều chỉnh hoặc thay thế.
Chứng từ điện tử sai nặng thì chỉ có thay thế.
Ngưỡng phân nhóm cũng hẹp hơn: với chứng từ, chỉ cần sai mã số thuế hoặc số tiền là phải thay thế.
Áp nhầm quy trình hóa đơn sang chứng từ là làm sai ngay từ bước đầu.
Ai phải đăng ký sử dụng
- Tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Tổ chức thu các khoản thuế, phí, lệ phí.
- Việc đăng ký làm trước khi sử dụng chứng từ điện tử.
Ba cửa đăng ký
- Qua Hệ thống thông tin quản lý thuế.
- Qua Trang thông tin điện tử của Cục Hải quan.
- Qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Riêng thuế, phí, lệ phí của hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thì đăng ký qua Trang thông tin điện tử của Cục Hải quan.
- Đơn vị thuộc diện miễn phí dịch vụ được chọn Hệ thống thông tin quản lý thuế, hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ được Cục Thuế ủy thác.
Mốc một ngày làm việc
Đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-CTĐT. Trong 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký, cơ quan quản lý thuế gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT về việc chấp nhận hoặc khỏi chấp nhận. Thay đổi thông tin đã đăng ký thì gửi lại cùng mẫu đó, quy trình trả lời giữ nguyên.
Định dạng và hai loại chứng từ
- Định dạng dùng ngôn ngữ XML.
- Gồm hai thành phần: dữ liệu nghiệp vụ và dữ liệu chữ ký số.
- Cục Thuế và Cục Hải quan xây dựng, công bố thành phần dữ liệu nghiệp vụ và cung cấp công cụ hiển thị.
- Hai loại chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí là chứng từ khấu trừ thuế và biên lai.
- Thuế tỉnh, thành phố khởi tạo biên lai thuế điện tử Mẫu CTT50 để thu thuế sử dụng đất nông nghiệp và phi nông nghiệp với hộ gia đình, cá nhân.
Việc cần làm
- Doanh nghiệp có khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì đăng ký trước khi phát hành chứng từ đầu tiên.
- Chọn đúng cửa đăng ký, hàng xuất nhập khẩu thì đi qua Cục Hải quan.
- Kiểm tra đơn vị có thuộc diện miễn phí dịch vụ hay chưa, vì diện này có lựa chọn riêng.
- Chờ thông báo chấp nhận trong 01 ngày làm việc trước khi dùng.
- Đổi thông tin thì gửi lại đúng Mẫu số 01/ĐKTĐ-CTĐT.
- Chứng từ sai nhẹ thì gửi Mẫu số 04/SS-CTĐT, khỏi lập lại.
- Chứng từ sai mã số thuế hoặc số tiền thì lập chứng từ thay thế, đừng dùng cách điều chỉnh.
- Kiểm tra công cụ hiển thị chứng từ đọc được đầy đủ nội dung.
Ai phải đăng ký sử dụng chứng từ điện tử?
Tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và tổ chức thu các khoản thuế, phí, lệ phí, đăng ký trước khi sử dụng.
Đăng ký ở đâu?
Qua Hệ thống thông tin quản lý thuế, Trang thông tin điện tử của Cục Hải quan, hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Riêng thuế, phí, lệ phí hàng hóa xuất nhập khẩu thì qua Trang thông tin điện tử của Cục Hải quan.
Bao lâu thì có kết quả?
Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký, cơ quan quản lý thuế gửi thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận.
Đổi thông tin đã đăng ký thì làm gì?
Gửi lại theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-CTĐT qua một trong các kênh đã đăng ký, cơ quan thuế trả lời theo cùng quy trình.
Chứng từ điện tử sai tên người nhận thì xử lý ra sao?
Nếu không sai mã số thuế và số tiền ghi trên chứng từ thì thông báo cho bên nhận và thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-CTĐT, khỏi phải lập lại chứng từ.
Sai số tiền thì làm gì?
Lập chứng từ điện tử thay thế cho chứng từ đã lập sai.
Chứng từ có được điều chỉnh như hóa đơn không?
Với chứng từ điện tử, các trường hợp sai ngoài nhóm nhẹ đều phải lập chứng từ thay thế.
Chứng từ điện tử dùng định dạng gì?
Ngôn ngữ định dạng văn bản XML, gồm thành phần dữ liệu nghiệp vụ và thành phần dữ liệu chữ ký số.
Có mấy loại chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế?
Hai loại là chứng từ khấu trừ thuế và biên lai.
- Thông tư 91/2026/TT-BTC, Điều 17, Điều 18, Điều 19 và Điều 20
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Điều 22 và Điều 28
Xem thêm: Sai địa chỉ chỉ cần thông báo, sai tiền phải làm lại
