Bài viết theo Điều 9 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hiệu lực từ ngày 01/7/2026
Sàn thương mại điện tử xuất hóa đơn thay người bán, đại lý xuất hóa đơn thay nhà cung cấp, công ty mẹ xuất thay chi nhánh: tất cả đều là ủy nhiệm lập hóa đơn. Việc này hợp pháp, nhưng có một bộ điều kiện đi kèm và một thủ tục thông báo mà nhiều nơi bỏ qua.
Tám nguyên tắc
- Bên nhận ủy nhiệm phải là bên thứ ba đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử. Cả hai bên đều không được thuộc trường hợp bị ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 8 của thông tư.
- Việc ủy nhiệm phải lập bằng văn bản, dưới dạng hợp đồng hoặc thỏa thuận, trừ trường hợp bán tài sản thi hành án của cơ quan thi hành án.
- Việc ủy nhiệm phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn do bên nhận ủy nhiệm lập có thể là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, gồm cả hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, và phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của cả hai bên.
- Cả hai bên phải niêm yết công khai việc ủy nhiệm trên website của đơn vị mình, trên giao diện gian hàng, trên hệ thống của nền tảng, hoặc thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng.
- Với hóa đơn ủy nhiệm không có mã, hai bên thỏa thuận cách chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp, tự chuyển hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ.
- Bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn theo đúng thực tế phát sinh và theo thỏa thuận với bên ủy nhiệm.
- Hóa đơn do bên nhận ủy nhiệm lập phải phù hợp với phương pháp tính thuế giá trị gia tăng của bên ủy nhiệm.
Phương pháp tính thuế theo bên ủy nhiệm. Bên nhận ủy nhiệm khai khấu trừ mà bên ủy nhiệm khai trực tiếp thì hóa đơn phải theo phương pháp trực tiếp của bên ủy nhiệm. Phương pháp của người cầm bút lập hóa đơn hoàn toàn không quyết định điều này.
Gỡ niêm yết khi hết hạn. Hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước hạn thì cả hai bên phải hủy niêm yết trên website và hủy thông báo công khai. Để nguyên là vẫn đang tuyên bố với người mua một điều đã hết hiệu lực.
Hợp đồng ủy nhiệm phải có gì
| Nhóm thông tin | Nội dung |
|---|---|
| Hai bên | Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân, chứng thư số của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm |
| Hóa đơn ủy nhiệm | Loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn |
| Mục đích | Mục đích ủy nhiệm |
| Thời hạn | Thời hạn ủy nhiệm |
| Thanh toán | Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm, ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm |
Cả hai bên có trách nhiệm lưu giữ văn bản ủy nhiệm và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Điều khoản về trách nhiệm thanh toán là chỗ nên viết kỹ, vì nó quyết định ai đứng ra thu tiền và ai chịu rủi ro khi khách không trả.
Thông báo với cơ quan thuế
Khoản 3 Điều 9 xếp việc ủy nhiệm vào diện thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 6 của thông tư. Cả hai bên dùng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục III để thông báo.
Mẫu này dùng cho cả hai chiều: khi bắt đầu ủy nhiệm, và khi chấm dứt trước thời hạn theo thỏa thuận giữa các bên.
- Bên ủy nhiệm điền thông tin của bên nhận ủy nhiệm.
- Bên nhận ủy nhiệm điền thông tin của bên ủy nhiệm.
- Cả hai bên điền đầy đủ chứng thư số đang dùng tại Phần 5 “Danh sách chứng thư số sử dụng” của mẫu.
- Trường hợp bán tài sản thi hành án của cơ quan thi hành án có cách xử lý riêng.
Ký hiệu hóa đơn ủy nhiệm
Khoản 3 Điều 4 Thông tư 91/2026/TT-BTC bổ sung một thành phần riêng cho loại hóa đơn này: tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm đối với hóa đơn điện tử ủy nhiệm. Chi tiết cách ghép ký hiệu nằm ở Phụ lục I.
Việc nên làm khi thiết lập
- Kiểm tra cả hai bên đều đang sử dụng hóa đơn điện tử bình thường, không nằm trong diện bị ngừng hay tạm ngừng.
- Soạn hợp đồng ủy nhiệm đủ năm nhóm thông tin ở bảng trên, đặc biệt là thời hạn và trách nhiệm thanh toán.
- Xác định phương pháp tính thuế giá trị gia tăng của bên ủy nhiệm và cấu hình phần mềm của bên nhận ủy nhiệm theo đúng phương pháp đó.
- Gửi Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT cho cơ quan thuế trước khi bắt đầu lập hóa đơn ủy nhiệm.
- Niêm yết việc ủy nhiệm ở chỗ người mua nhìn thấy được.
- Đặt lịch nhắc ngày hết hạn ủy nhiệm, để kịp gửi thông báo chấm dứt và gỡ niêm yết.
Với bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn cho nhiều người bán cùng lúc, việc giữ đúng phương pháp tính thuế của từng bên ủy nhiệm là phần dễ sai nhất. Phần mềm kế toán VFRS lưu hồ sơ từng đối tác kèm phương pháp tính thuế, xem tại <a href=”https://app.vfrs.vn” target=”_blank” rel=”noopener”>app.vfrs.vn.
Xem thêm: Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử và cách đọc ký hiệu hóa đơn
Hóa đơn ủy nhiệm ghi tên ai?
Ghi cả hai. Điểm d khoản 1 Điều 9 Thông tư 91/2026/TT-BTC yêu cầu hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm.
Có phải ký hợp đồng ủy nhiệm bằng văn bản không?
Có, dưới dạng hợp đồng hoặc thỏa thuận. Ngoại lệ duy nhất là trường hợp bán tài sản thi hành án của cơ quan thi hành án.
Bên nhận ủy nhiệm khai thuế theo phương pháp khấu trừ, bên ủy nhiệm khai trực tiếp thì lập hóa đơn kiểu nào?
Theo phương pháp của bên ủy nhiệm. Điểm h khoản 1 Điều 9 yêu cầu hóa đơn do bên nhận ủy nhiệm lập phải phù hợp với phương pháp tính thuế giá trị gia tăng của bên ủy nhiệm.
Hết thời hạn ủy nhiệm thì phải làm gì?
Hai việc. Thứ nhất, gửi Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT thông báo với cơ quan thuế, kể cả khi chấm dứt trước thời hạn. Thứ hai, hủy các niêm yết và thông báo công khai về việc ủy nhiệm trên website hoặc phương tiện thông tin đại chúng.
Có phải công bố cho khách hàng biết việc ủy nhiệm không?
Có. Điểm đ khoản 1 Điều 9 buộc cả hai bên niêm yết trên website của đơn vị mình, trên giao diện gian hàng, trên hệ thống của nền tảng, hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng để người mua được biết.
- Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ ngày 01/7/2026, các Điều 4, 6, 8, 9 và Phụ lục I, III
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, hiệu lực từ ngày 01/7/2026, Điều 19 về trách nhiệm của tổ chức được ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử