Bài viết theo Điều 41 và Điều 42 Luật Kế toán số 88/2015/QH13
Tài liệu kế toán có ba mức thời hạn lưu trữ. Trước đó còn một mốc ít người nhớ: trong vòng 12 tháng phải đưa tài liệu vào lưu trữ.
- Đưa vào lưu trữ trong 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
- Ít nhất 5 năm với tài liệu dùng cho quản lý, điều hành.
- Ít nhất 10 năm với chứng từ ghi sổ, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm.
- Vĩnh viễn với tài liệu có tính sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
- Người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ.
- Mất tài liệu thì phải làm ngay bốn việc.
Ba mức thời hạn
| Loại tài liệu | Thời hạn lưu trữ |
|---|---|
| Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính | Ít nhất 05 năm |
| Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm | Ít nhất 10 năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác |
| Tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng | Lưu trữ vĩnh viễn |
Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
Khi tài liệu bị tạm giữ, tịch thu, mất hoặc hủy hoại
Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó. Nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.
Bốn việc phải làm ngay khi mất tài liệu
- Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại; thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng.
- Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu bị mất hoặc bị hủy hoại.
- Đối với tài liệu kế toán liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng hai biện pháp trên, thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.
Chính phủ quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ.
Xem thêm: Mười lăm hành vi bị nghiêm cấm trong kế toán
Hóa đơn đầu vào phải giữ bao lâu?
Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu trữ ít nhất 10 năm.
Sổ kế toán giữ mấy năm?
Ít nhất 10 năm, cùng nhóm với báo cáo tài chính năm.
Tài liệu nào chỉ cần giữ 5 năm?
Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị, gồm cả chứng từ không sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính.
Khi nào phải đưa tài liệu vào lưu trữ?
Trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
Ai chịu trách nhiệm lưu trữ?
Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.
Mất chứng từ thì làm gì trước tiên?
Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân, đồng thời thông báo cho tổ chức, cá nhân liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Luật Kế toán số 88/2015/QH13: Điều 41 và Điều 42.
[…] Xem thêm: Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán: 5 năm, 10 năm và vĩnh viễn […]