Soạn hợp đồng lao động tối ưu thuế và bảo hiểm xã hội

Cập nhật theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 số 41/2024/QH15, Nghị định 158/2025/NĐ-CP và Nghị định 253/2026/NĐ-CP

Có một cách làm từng rất phổ biến: đổi tên các khoản phụ cấp trong hợp đồng lao động thành tiền hỗ trợ, tiền thưởng, để khoản đó không bị tính vào căn cứ đóng bảo hiểm xã hội. Cách này nay không còn tác dụng, vì pháp luật đã chuyển sang xác định căn cứ đóng theo bản chất của khoản chi. Cái tên ghi trong hợp đồng nay hết tác dụng.

Ba điều quyết định số phải đóng

Khoản đó có được thỏa thuận trong hợp đồng lao động hay không.

Khoản đó có xác định được mức tiền cụ thể và được trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương hay không.

Khoản đó có phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc hay không.

1. CĂN CỨ ĐÓNG BẢO HIỂM XÃ HỘI BẮT BUỘC HIỆN NAY

Tại điểm b khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, với người lao động thuộc chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định, tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc là tiền lương tháng, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.

Tại điểm đ khoản 1 Điều 31, tiền lương làm căn cứ đóng thấp nhất bằng mức tham chiếu và cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng. Khái niệm mức lương cơ sở không còn được dùng làm mốc cho nội dung này.

2. KHOẢN NÀO TÍNH ĐÓNG, KHOẢN NÀO KHÔNG

Tại Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết điểm b khoản 1 Điều 31 nêu trên, ba cấu phần của tiền lương làm căn cứ đóng được xác định như sau.

Cấu phần	Được tính đóng khi	Không tính đóng khi
Mức lương theo công việc hoặc chức danh	Tính theo tháng của công việc hoặc chức danh theo thang lương, bảng lương do doanh nghiệp xây dựng theo Điều 93 Bộ luật Lao động và được thỏa thuận trong hợp đồng lao động	Không có ngoại lệ, đây là cấu phần bắt buộc
Phụ cấp lương	Bù đắp yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động mà mức lương chưa tính đến hoặc tính chưa đầy đủ, và được thỏa thuận trong hợp đồng lao động	Phụ cấp phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc của người lao động
Các khoản bổ sung khác	Xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương, được thỏa thuận trong hợp đồng lao động và trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương	Khoản bổ sung phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc

Vì sao đổi tên không còn ăn thua

Tiêu chí phân định nằm ở tính chất của khoản chi: có xác định được mức tiền cụ thể không, có trả thường xuyên và ổn định không, có phụ thuộc vào năng suất và chất lượng công việc không.

Một khoản cố định hằng tháng, ai cũng được nhận như nhau, chỉ đổi tên từ phụ cấp trách nhiệm thành tiền đi lại thì vẫn mang đủ đặc điểm của khoản bổ sung khác, và vẫn thuộc căn cứ đóng.

Ngược lại, một khoản thực sự biến động theo kết quả công việc thì không thuộc căn cứ đóng, dù có gọi tên là phụ cấp.

3. PHÍA THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN

Bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân là hai bộ tiêu chí khác nhau. Một khoản không phải tính đóng bảo hiểm xã hội vẫn có thể là thu nhập chịu thuế, và ngược lại. Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định một số khoản chỉ chịu thuế ở phần vượt định mức.

Khoản chi	Ngưỡng theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP
Tiền ăn giữa ca, ăn trưa do doanh nghiệp chi bằng tiền	Chỉ tính vào thu nhập chịu thuế phần vượt quá 1,2 triệu đồng một người một tháng
Doanh nghiệp tự tổ chức bữa ăn giữa ca, ăn trưa bằng cách nấu ăn, mua suất ăn hoặc cấp phiếu ăn	Không tính vào thu nhập chịu thuế
Tiền thuê nhà, điện, nước và dịch vụ kèm theo do doanh nghiệp trả thay	Tính theo số thực tế trả thay nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh tại đơn vị, chưa gồm chính khoản tiền nhà đó
Khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục phục vụ công việc	Chỉ tính vào thu nhập chịu thuế phần cao hơn mức khoán quy định

Xem thêm: Các khoản tiền trợ cấp, phụ cấp không chịu thuế thu nhập cá nhân

4. SOẠN HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG THẾ NÀO CHO ĐÚNG

Xây dựng thang lương, bảng lương theo Điều 93 Bộ luật Lao động trước, rồi mới ghi mức lương vào hợp đồng. Ghi lương mà không có thang bảng lương làm gốc là chỗ hay bị bắt lỗi nhất.
Với khoản gắn với kết quả công việc, hãy viết rõ cơ chế tính vào quy chế lương thưởng, chẳng hạn công thức theo doanh số hoặc theo đánh giá kết quả, thay vì ghi một con số cố định.
Với khoản phúc lợi như bữa ăn giữa ca, hãy cân nhắc tổ chức bữa ăn thay vì chi tiền, vì cách tổ chức bữa ăn không tính vào thu nhập chịu thuế.
Với khoán chi công tác phí, điện thoại, trang phục, phải có quy chế nội bộ ghi rõ mức khoán, nếu không sẽ không có căn cứ để loại trừ.
Lưu hồ sơ chứng minh: hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng, quy chế khoán chi và chứng từ chi thực tế. Thiếu hồ sơ thì lập luận đúng đến mấy cũng không bảo vệ được khi thanh tra.

Ghi lương thấp rồi bù bằng các khoản hỗ trợ có được không?

Không, và rủi ro nằm ở hai phía. Về bảo hiểm xã hội, khoản hỗ trợ cố định hằng tháng vẫn thuộc căn cứ đóng theo Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Về lao động, tiền lương ghi trong hợp đồng còn là gốc để tính lương làm thêm giờ, trợ cấp thôi việc và mức bồi thường, nên ghi thấp sẽ kéo theo tranh chấp khác.

Tiền thưởng có phải tính đóng bảo hiểm xã hội không?

Tiền thưởng phụ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc thì không xác định được mức tiền cụ thể ngay từ khi ký hợp đồng, nên không thuộc căn cứ đóng. Nhưng nếu doanh nghiệp trả một khoản gọi là thưởng mà tháng nào cũng bằng nhau và ai cũng như nhau thì khoản đó mang bản chất của khoản bổ sung khác.

Mức tham chiếu là bao nhiêu?

Mức tham chiếu do Chính phủ quyết định và được điều chỉnh theo chỉ số giá tiêu dùng, tăng trưởng kinh tế cùng khả năng của ngân sách nhà nước và quỹ bảo hiểm xã hội. Khi lập bảng lương, cần lấy mức đang áp dụng tại thời điểm đóng, đừng dùng lại con số của kỳ trước.

Nếu doanh nghiệp cần soát lại toàn bộ cấu trúc lương và cách hạch toán các khoản chi cho người lao động, phần mềm kế toán VFRS tại vfrs.vn có sẵn bộ danh mục khoản thu nhập tách theo tiêu chí bảo hiểm và tiêu chí thuế, giúp ghi nhận đúng ngay từ khâu nhập liệu.

Luật Bảo hiểm xã hội 2024 số 41/2024/QH15, hiệu lực từ ngày 01/7/2025: Điều 31.
Nghị định 158/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Bảo hiểm xã hội về bảo hiểm xã hội bắt buộc, hiệu lực từ ngày 01/7/2025: Điều 7.
Nghị định 253/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập cá nhân, hiệu lực từ ngày 01/7/2026.
Bộ luật Lao động 2019 số 45/2019/QH14: Điều 93.

Chia sẻ bài viếtFacebook Zalo X