Cấu trúc tiền lương và ranh giới giữa tiết giảm hợp pháp với trốn đóng bảo hiểm

Cập nhật theo Luật Bảo hiểm xã hội 41/2024/QH15, Nghị định 158/2025/NĐ-CP và Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15

Chi phí bảo hiểm bắt buộc là khoản lớn và cố định trong cơ cấu chi phí nhân sự, nên cách làm quen thuộc của nhiều doanh nghiệp là để mức lương ghi trong hợp đồng lao động thấp, rồi bù phần còn lại bằng các khoản phụ cấp và hỗ trợ. Cách làm này có một ranh giới rất rõ trong luật hiện hành, và bên kia ranh giới không phải là tiết giảm chi phí mà là hành vi trốn đóng.

Đăng ký lương thấp hơn quy định bị xếp vào trốn đóng

Tại điểm c khoản 1 Điều 39 Luật Bảo hiểm xã hội 41/2024/QH15, hiệu lực từ ngày 01/7/2025, hành vi đăng ký tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc thấp hơn quy định tại khoản 1 Điều 31 của Luật này được xác định là trốn đóng BHXH bắt buộc.

Điểm đáng chú ý là cách xác định này không cần chứng minh ý định của doanh nghiệp. Chỉ cần đối chiếu tiền lương đã đăng ký với tiền lương lẽ ra phải làm căn cứ đóng theo Điều 31, thấy thấp hơn là đủ. Các trường hợp có lý do chính đáng không bị coi là trốn đóng được giao cho Chính phủ quy định chi tiết.

Ranh giới nằm ở bản chất khoản chi, không nằm ở tên gọi

Tại Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, tiền lương làm căn cứ đóng gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác. Nghị định loại trừ khỏi hai nhóm sau những khoản phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc của người lao động.

Như vậy việc tách một phần thu nhập ra khỏi căn cứ đóng chỉ có cơ sở khi phần đó thực sự biến động theo kết quả làm việc. Khoản gọi là phụ cấp nhưng ghi rõ mức tiền trong hợp đồng lao động và trả đúng số đó mỗi tháng thì vẫn là khoản bổ sung ổn định, vẫn thuộc căn cứ đóng, dù đặt tên là gì.

Phần tiết giảm được thường nhỏ hơn doanh nghiệp tưởng

Khi tính bài toán này, cần đặt cả phần thuế thu nhập doanh nghiệp lên bàn cân. Tại khoản 1 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15, khoản chi được trừ phải thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và có đủ hoá đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ.

Phần thu nhập trả ngoài hệ thống lương chính thức thường thiếu hồ sơ tương ứng, nên rủi ro bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế. Khoản tiết giảm được ở bảo hiểm khi đó bị bù lại bằng phần thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp thêm, chưa kể tiền chậm nộp.

Còn một chi phí ít được tính tới là tranh chấp lao động. Khi người lao động nghỉ việc và phát hiện mức đóng thấp hơn thu nhập thực tế, quyền lợi hưu trí, ốm đau, thai sản và trợ cấp thất nghiệp của họ đều bị ảnh hưởng, và hồ sơ lương thấp do chính doanh nghiệp lập trở thành bằng chứng bất lợi cho doanh nghiệp.

Việc nên làm thay vì tìm cách tách khoản

Cách bền hơn là thiết kế lại quy chế trả lương để phần biến động theo kết quả công việc là thật, có tiêu chí đo lường, có căn cứ tính và thay đổi theo từng kỳ. Khi đó việc khoản này không nằm trong căn cứ đóng là hệ quả tự nhiên của bản chất khoản chi, có hồ sơ giải trình được, chứ không phải một cách đặt tên.