Bài viết theo Thông tư số 99/2025/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp, Tài khoản 344, hiệu lực từ ngày 01/01/2026
Đại lý đặt cọc 200 triệu để lấy hàng, doanh nghiệp ghi Có tài khoản 344. Nhưng đại lý khác thế chấp sổ đỏ thay cho tiền cọc thì không có bút toán nào cả, chỉ trình bày trên thuyết minh.
- Tài khoản 344 phản ánh tiền nhận ký quỹ, ký cược của đơn vị, cá nhân bên ngoài.
- Nhận cầm cố, thế chấp bằng giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản thì không ghi vào tài khoản này.
- Các trường hợp đó chỉ trình bày trên thuyết minh Báo cáo tài chính.
- Theo dõi chi tiết theo từng khoản, từng đối tượng, kỳ hạn và từng loại nguyên tệ.
- Kỳ hạn còn lại từ 12 tháng trở xuống thì trình bày là nợ ngắn hạn.
- Không có quyền từ chối nghĩa vụ chi trả trong 12 tháng cũng là nợ ngắn hạn.
- Tiền phạt vi phạm hợp đồng khấu trừ vào ký quỹ ghi Nợ 344 / Có 711.
- Bên đi ký quỹ dùng tài khoản 244, có quy tắc phân loại đối xứng.
Cái gì vào tài khoản 344
Tài khoản 344 phản ánh các khoản tiền mà doanh nghiệp nhận ký quỹ, ký cược của các đơn vị, cá nhân bên ngoài, để đảm bảo cho các dịch vụ liên quan đến sản xuất kinh doanh được thực hiện đúng hợp đồng kinh tế đã ký kết, ví dụ hợp đồng kinh tế và hợp đồng đại lý.
Trường hợp nhận cầm cố, thế chấp bằng giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản, như giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc sử dụng bất động sản, sổ tiết kiệm, thì không phản ánh ở tài khoản 344.
Các trường hợp này được trình bày trên Thuyết minh Báo cáo tài chính.
Lý do: doanh nghiệp không nhận tiền, cũng không nhận quyền sở hữu tài sản, chỉ giữ giấy tờ. Ghi tăng tài sản và nợ phải trả trong tình huống này là làm phồng cả hai bên bảng.
Đây là quy tắc đối xứng với bên đi ký quỹ: tài khoản 244 cũng không dùng để phản ánh các tài sản mà doanh nghiệp sử dụng để cầm cố, thế chấp; doanh nghiệp không ghi giảm tài sản mà mở sổ theo dõi chi tiết và trình bày trên thuyết minh.
Phân loại ngắn hạn hay dài hạn
| Điều kiện | Trình bày |
|---|---|
| Kỳ hạn còn lại từ 12 tháng trở xuống kể từ thời điểm kết thúc kỳ kế toán | Nợ ngắn hạn |
| Doanh nghiệp không có quyền từ chối nghĩa vụ chi trả tại bất kỳ thời điểm nào trong thời hạn 12 tháng kể từ thời điểm kết thúc kỳ kế toán | Nợ ngắn hạn |
| Các khoản còn lại | Nợ dài hạn |
Điều kiện thứ hai là điểm dễ bỏ sót. Khoản ký quỹ ghi kỳ hạn ba năm nhưng hợp đồng cho phép đối tác rút bất cứ lúc nào thì vẫn phải trình bày là nợ ngắn hạn, vì doanh nghiệp không có quyền từ chối chi trả.
Kế toán phải theo dõi chi tiết từng khoản tiền nhận ký quỹ, ký cược của từng đối tượng theo kỳ hạn và theo từng loại nguyên tệ. Không có sổ chi tiết theo kỳ hạn thì không phân loại đúng được khi lập báo cáo.
Bút toán
| Nghiệp vụ | Nợ | Có |
|---|---|---|
| Nhận tiền ký quỹ, ký cược của đơn vị, cá nhân bên ngoài | TK 111, 112 | TK 344, chi tiết cho từng đối tượng |
| Hoàn trả tiền ký quỹ, ký cược cho đối tác | TK 344 | TK 111, 112 |
| Đối tác vi phạm hợp đồng, bị phạt và khấu trừ vào tiền ký quỹ | TK 344 | TK 711 Thu nhập khác |
| Thực trả khoản ký quỹ, ký cược còn lại sau khi đã khấu trừ tiền phạt | TK 344 | TK 111, 112 |
Khoản tiền phạt do đối tác vi phạm hợp đồng kinh tế, nếu khấu trừ vào tiền nhận ký quỹ, ký cược, ghi Nợ TK 344 / Có TK 711 Thu nhập khác.
Khoản này thuộc kết quả hoạt động khác, nằm ngoài doanh thu và ngoài kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Điều kiện là việc phạt phải theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế đã ký kết. Không có điều khoản phạt trong hợp đồng thì không có căn cứ khấu trừ.
So với bên đi ký quỹ
| Nội dung | Bên nhận, tài khoản 344 | Bên đi ký quỹ, tài khoản 244 |
|---|---|---|
| Bản chất | Nợ phải trả | Tài sản |
| Giấy chứng nhận quyền sở hữu, sổ tiết kiệm | Không ghi, trình bày trên thuyết minh | Không ghi giảm tài sản, mở sổ theo dõi và trình bày trên thuyết minh |
| Phân loại kỳ hạn | Từ 12 tháng trở xuống là nợ ngắn hạn | Từ 12 tháng trở xuống là tài sản ngắn hạn |
| Quá hạn, khó thu hồi | Không đặt ra | Được trích lập dự phòng tổn thất tương tự dự phòng nợ phải thu khó đòi |
| Gốc ngoại tệ | Theo dõi theo từng loại nguyên tệ | Cuối kỳ đánh giá lại theo tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại nơi thường xuyên giao dịch |
Việc cần làm
- Mở sổ chi tiết tài khoản 344 theo từng đối tượng, kỳ hạn và nguyên tệ.
- Rà lại điều khoản hợp đồng xem doanh nghiệp có quyền từ chối chi trả trong 12 tháng hay không, để phân loại đúng.
- Lập danh sách các trường hợp nhận giấy chứng nhận quyền sở hữu, sổ tiết kiệm làm bảo đảm, đưa vào thuyết minh.
- Ghi rõ trong hợp đồng điều khoản phạt và quyền khấu trừ vào tiền ký quỹ.
- Khi khấu trừ tiền phạt, lập biên bản xác định vi phạm làm chứng từ cho bút toán ghi vào tài khoản 711.
- Cuối kỳ, rà lại các khoản ký quỹ đã đến hạn hoàn trả mà chưa trả.
Nhận tiền cọc của đại lý ghi vào tài khoản nào?
Tài khoản 344 Nhận ký quỹ, ký cược, chi tiết cho từng đối tượng, ghi Nợ tài khoản 111, 112, Có tài khoản 344.
Nhận sổ đỏ làm bảo đảm có ghi sổ không?
Không ghi vào tài khoản 344. Trường hợp nhận cầm cố, thế chấp bằng giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản như giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc sử dụng bất động sản, sổ tiết kiệm thì được trình bày trên Thuyết minh Báo cáo tài chính.
Khoản ký quỹ kỳ hạn 3 năm có phải nợ dài hạn không?
Không chắc chắn. Nếu doanh nghiệp không có quyền từ chối nghĩa vụ chi trả tại bất kỳ thời điểm nào trong thời hạn 12 tháng kể từ thời điểm kết thúc kỳ kế toán thì khoản đó vẫn phải trình bày là nợ ngắn hạn.
Đối tác vi phạm hợp đồng, trừ tiền cọc thì ghi vào đâu?
Ghi Nợ tài khoản 344, Có tài khoản 711 Thu nhập khác, cho phần tiền phạt khấu trừ vào tiền nhận ký quỹ, ký cược theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế.
Trả lại phần ký quỹ còn lại sau khi trừ phạt ghi thế nào?
Ghi Nợ tài khoản 344 phần đã khấu trừ tiền phạt, Có các tài khoản 111, 112 theo số thực trả.
Tài khoản 344 có số dư bên nào?
Số dư bên Có, phản ánh số tiền nhận ký quỹ, ký cược chưa trả tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán.
Ký quỹ bằng ngoại tệ theo dõi thế nào?
Kế toán phải theo dõi chi tiết từng khoản tiền nhận ký quỹ, ký cược của từng đối tượng theo kỳ hạn và theo từng loại nguyên tệ.
Bên đi ký quỹ ghi vào tài khoản nào?
Tài khoản 244 Ký quỹ, ký cược, phản ánh số tiền doanh nghiệp đem đi ký quỹ, ký cược tại các doanh nghiệp, tổ chức khác. Tài khoản này không dùng để phản ánh các tài sản mà doanh nghiệp sử dụng để cầm cố, thế chấp.
Khoản ký quỹ đem đi quá hạn chưa lấy lại được thì làm gì?
Trường hợp các khoản ký quỹ, ký cược đã quá hạn nhưng chưa thu hồi được hoặc khó có khả năng thu hồi thì doanh nghiệp được trích lập dự phòng tổn thất tài sản tương tự dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi.
- Thông tư số 99/2025/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp, Tài khoản 244 Ký quỹ, ký cược và Tài khoản 344 Nhận ký quỹ, ký cược
Xem thêm: Ký quỹ, ký cược trong kế toán
