Bài viết theo Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2026
Một điều cấm rõ ràng: kế toán trưởng không được ký thừa ủy quyền chức danh của người quản lý, điều hành trên chứng từ kế toán. Và sửa mẫu chứng từ thì phải có quy chế hạch toán kế toán đi kèm.
Ký chứng từ kế toán
- Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp phải lập chứng từ kế toán.
- Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ phát sinh.
- Việc phân cấp ký phải phù hợp với pháp luật, yêu cầu quản lý và quy chế quản trị nội bộ.
- Mục tiêu của phân cấp là kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản, nguồn vốn và xác định được trách nhiệm của cá nhân có liên quan.
- Kế toán trưởng, hoặc người được kế toán trưởng ủy quyền, không được ký thừa ủy quyền chức danh của người quản lý, điều hành, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Điều cấm nhắm vào việc kế toán trưởng ký thay vào ô chức danh của người quản lý, điều hành.
Ủy quyền trong nội bộ bộ phận kế toán vẫn được, nhưng không lấn sang chỗ của người điều hành.
Doanh nghiệp nên ghi rõ ai ký ô nào trong quy chế quản trị nội bộ.
Có trường hợp pháp luật quy định khác thì theo quy định đó, nên cần đối chiếu ngành nghề đặc thù.
Mẫu chứng từ và quyền sửa mẫu
| Tình huống | Việc phải làm |
|---|---|
| Dùng nguyên mẫu | Áp dụng hệ thống chứng từ kế toán tại Phụ lục I Thông tư 99/2025/TT-BTC |
| Thiết kế thêm hoặc sửa mẫu | Phải tuân thủ Điều 16 Luật Kế toán, phản ánh đầy đủ, kịp thời, trung thực, minh bạch, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu được tài sản, nguồn vốn |
| Kèm theo khi sửa mẫu | Ban hành Quy chế hạch toán kế toán hoặc tài liệu tương đương, nêu rõ sự cần thiết của việc sửa đổi và trách nhiệm của doanh nghiệp trước pháp luật |
| Chứng từ thuộc pháp luật khác | Thực hiện theo quy định của pháp luật đó |
Điều luật dùng chữ doanh nghiệp tham khảo để áp dụng biểu mẫu tại Phụ lục I.
Doanh nghiệp được chủ động thiết kế mẫu phù hợp đặc điểm hoạt động của mình.
Đổi lại phải có quy chế hạch toán kế toán giải thích lý do và nhận trách nhiệm.
Sửa mẫu mà không có quy chế đi kèm là thiếu cơ sở thực hiện khi bị kiểm tra.
Mở sổ, ghi sổ, khóa sổ
- Mở sổ: sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm. Doanh nghiệp mới thành lập thì mở sổ từ ngày thành lập.
- Ghi sổ: căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ, ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ.
- Thông tin, số liệu ghi vào sổ phải chính xác, trung thực theo đúng chứng từ kế toán.
- Khóa sổ: phải khóa sổ tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán để lập báo cáo tài chính, và trong các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Việc cần làm
- Rà lại quy định nội bộ về ai ký ô nào trên từng loại chứng từ.
- Kiểm tra chứng từ hiện hành xem có chỗ nào kế toán trưởng ký vào ô người quản lý hay không.
- Đưa bảng phân cấp ký vào quy chế quản trị nội bộ.
- Đối chiếu bộ mẫu chứng từ đang dùng với Phụ lục I.
- Có sửa mẫu: ban hành Quy chế hạch toán kế toán nêu rõ lý do và trách nhiệm.
- Bảo đảm mỗi nghiệp vụ chỉ lập một chứng từ, tránh lập trùng.
- Doanh nghiệp mới thành lập: mở sổ ngay từ ngày thành lập.
- Khóa sổ đúng thời điểm kết thúc kỳ kế toán trước khi lập báo cáo.
- Đối chiếu số liệu trên sổ với chứng từ gốc trước khi khóa sổ.
Kế toán trưởng có được ký thay giám đốc trên chứng từ không?
Kế toán trưởng hoặc người được kế toán trưởng ủy quyền không được ký thừa ủy quyền chức danh của người quản lý, điều hành của doanh nghiệp trên chứng từ kế toán, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Một nghiệp vụ được lập mấy chứng từ?
Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Doanh nghiệp có bắt buộc dùng đúng mẫu chứng từ của Thông tư không?
Doanh nghiệp tham khảo để áp dụng biểu mẫu tại Phụ lục I, và được thiết kế thêm hoặc sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý.
Sửa mẫu chứng từ cần làm gì thêm?
Ban hành Quy chế hạch toán kế toán hoặc tài liệu tương đương về các nội dung sửa đổi, bổ sung, nêu rõ sự cần thiết và trách nhiệm của doanh nghiệp trước pháp luật.
Mẫu tự thiết kế phải đáp ứng gì?
Tuân thủ Điều 16 Luật Kế toán và phản ánh đầy đủ, kịp thời, trung thực, minh bạch, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu được tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp.
Sổ kế toán mở vào lúc nào?
Vào đầu kỳ kế toán năm. Doanh nghiệp mới thành lập thì sổ kế toán phải được mở từ ngày thành lập.
Ghi sổ căn cứ vào đâu?
Căn cứ vào chứng từ kế toán, ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ, với số liệu chính xác, trung thực theo đúng chứng từ.
Khi nào phải khóa sổ kế toán?
Tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán để lập báo cáo tài chính, và trong các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Phân cấp ký chứng từ dựa trên gì?
Phù hợp với quy định của pháp luật, yêu cầu quản lý và quy chế quản trị nội bộ, để bảo đảm kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản, nguồn vốn và xác định được trách nhiệm của cá nhân liên quan.
- Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp, Điều 8, Điều 9, Điều 10, Điều 13 và Phụ lục I
- Luật Kế toán, Điều 16
