02/09/2026
Kiểm kê cuối năm hay bị làm cho có, rồi biên bản ký sau khi đã lập báo cáo tài chính. Luật Kế toán xếp thứ tự ngược lại: chênh lệch phải được tìm nguyên nhân và ghi vào sổ trước khi lập báo cáo tài chính. Bài này gom sáu trường hợp bắt buộc kiểm kê và bộ biểu mẫu theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.
- Kiểm kê là cân, đong, đo, đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản và nguồn vốn, rồi đối chiếu với sổ kế toán.
- Có sáu trường hợp đơn vị kế toán phải kiểm kê, trong đó có cuối kỳ kế toán năm.
- Chênh lệch phải được xác định nguyên nhân và ghi vào sổ trước khi lập báo cáo tài chính.
- Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê chịu trách nhiệm về kết quả.
- Biểu mẫu chính: 05-VT, 05-TSCĐ, 08a-TT và 08b-TT.
Sáu trường hợp phải kiểm kê
- Cuối kỳ kế toán năm.
- Đơn vị kế toán bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, cho thuê.
- Đơn vị kế toán được chuyển đổi loại hình hoặc hình thức sở hữu.
- Xảy ra hoả hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác.
- Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Định nghĩa của luật gồm hai vế và cả hai đều bắt buộc: cân, đong, đo, đếm số lượng, và xác nhận, đánh giá chất lượng cùng giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê. Mục đích là để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.
Thứ tự việc sau khi đếm xong
Sau khi kiểm kê, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê.
Khi có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị phải xác định nguyên nhân.
Số chênh lệch và kết quả xử lý phải được phản ánh vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.
Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản và nguồn hình thành tài sản. Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê.
Bộ biểu mẫu theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
| Mẫu số | Tên biểu |
|---|---|
| 03 – VT | Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá |
| 04 – VT | Bảng kê chi tiết vật tư còn lại cuối kỳ |
| 05 – VT | Biên bản tổng hợp kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá |
| 07 – TT | Bảng kê vàng tiền tệ |
| 08a – TT | Bảng kiểm kê quỹ, dùng cho tiền Việt Nam |
| 08b – TT | Bảng kiểm kê quỹ, dùng cho ngoại tệ và vàng tiền tệ |
| 04 – TSCĐ | Biên bản đánh giá lại tài sản cố định |
| 05 – TSCĐ | Biên bản tổng hợp kiểm kê tài sản cố định |
Thông tư ghi chú thêm: tuỳ đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của đơn vị mình, doanh nghiệp được xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán riêng.
Đọc kỹ hai biểu hay dùng nhất
- Mẫu 05-VT ghi rõ thời điểm kiểm kê theo giờ, ngày, tháng, năm, và thành phần Ban kiểm kê hoặc Hội đồng kiểm kê gồm Trưởng ban hay Chủ tịch Hội đồng cùng các uỷ viên.
- Mẫu 05-VT tách cột theo sổ kế toán và cột theo kiểm kê, rồi tách chênh lệch thành thừa và thiếu; phần phẩm chất tách ba mức còn tốt 100%, kém phẩm chất và mất phẩm chất.
- Cuối Mẫu 05-VT có dòng ý kiến giải quyết số chênh lệch của Giám đốc, nên chênh lệch cần được kết luận ngay tại biên bản.
- Mẫu 08a-TT có ba dòng: số dư theo sổ quỹ, số kiểm kê thực tế, và chênh lệch bằng số dư sổ quỹ trừ số kiểm kê thực tế; kèm phần lý do thừa hoặc thiếu và kết luận sau khi kiểm kê.
- Mẫu 08a-TT có ba chữ ký: Kế toán trưởng, Thủ quỹ và Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ.
Việc nên làm trước ngày đếm
- Chốt thời điểm kiểm kê và ghi đúng giờ, ngày trên biên bản, vì số liệu sổ kế toán để đối chiếu phải lấy tại cùng thời điểm đó.
- Ra quyết định thành lập Ban kiểm kê hoặc Hội đồng kiểm kê trước, ghi rõ trưởng ban và uỷ viên.
- In sẵn số liệu sổ kế toán theo từng mã hàng, từng tài sản để người đếm điền cột thực tế bên cạnh.
- Chuẩn bị sẵn phương án phân loại phẩm chất, vì cột kém phẩm chất và mất phẩm chất là đầu vào cho việc trích lập dự phòng và cho hồ sơ chi phí huỷ hàng.
- Xếp lịch để có đủ thời gian xử lý chênh lệch và ghi sổ trước khi khoá sổ lập báo cáo tài chính.
Doanh nghiệp có bắt buộc kiểm kê cuối năm không?
Có. Cuối kỳ kế toán năm là một trong sáu trường hợp đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản theo Điều 40 Luật Kế toán.
Kiểm kê chỉ là đếm số lượng thôi phải không?
Định nghĩa của luật gồm cân, đong, đo, đếm số lượng và cả xác nhận, đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê.
Phát hiện chênh lệch thì làm gì?
Xác định nguyên nhân, rồi phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.
Ai chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê?
Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê.
Dùng biểu mẫu nào để kiểm kê hàng tồn kho?
Mẫu số 05-VT, Biên bản tổng hợp kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá, ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.
Doanh nghiệp có được tự thiết kế mẫu biên bản kiểm kê không?
Được. Thông tư 99/2025/TT-BTC cho phép doanh nghiệp xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình.
- Luật Kế toán 88/2015/QH13, Điều 40 về kiểm kê tài sản
- Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, hiệu lực từ 01/01/2026, hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán
[…] Xem thêm: Kiểm kê tài sản: sáu trường hợp bắt buộc và bộ biểu mẫu […]