Bài viết theo Điều 24 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ ngày 01/07/2026
Nguyên tắc là khấu trừ thuế thì phải lập chứng từ giao cho người lao động. Nhưng Nghị định 254/2026 nêu ba trường hợp bỏ nghĩa vụ này, trong đó có trường hợp ủy quyền quyết toán.
- Nguyên tắc: khấu trừ thuế thì phải lập chứng từ giao cho người nộp thuế.
- Cá nhân ủy quyền quyết toán thì đơn vị chi trả không phải lập chứng từ.
- Hợp đồng từ 03 tháng trở lên: chỉ lập một chứng từ trong một năm tính thuế.
- Hợp đồng dưới 03 tháng hoặc không ký hợp đồng: lập mỗi lần khấu trừ, hoặc gộp một chứng từ khi cá nhân yêu cầu.
- Thu nhập đã khấu trừ, nộp thuế tại nguồn thì không phải lập chứng từ.
- Chứng từ điện tử ký bằng chữ ký số.
Nguyên tắc chung
Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, và tại thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế và tổ chức thu thuế phải lập chứng từ, biên lai giao cho người nộp thuế, phí, lệ phí. Ba trường hợp dưới đây là ngoại lệ.
Ba trường hợp không phải lập chứng từ
- Cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân không phải lập chứng từ khấu trừ.
- Thu nhập của nhà đầu tư cá nhân từ chuyển nhượng chứng khoán, đầu tư vốn, chuyển nhượng tài sản mã hóa, chuyển nhượng vàng miếng, bản quyền, nhượng quyền thương mại, trúng thưởng, thừa kế, quà tặng, mà đã được tổ chức chi trả hoặc tổ chức khấu trừ thực hiện khấu trừ và nộp thuế tại nguồn.
- Các trường hợp khác theo quy định tại các khoản của Điều 24 Nghị định 254/2026.
Số chứng từ theo loại hợp đồng
| Loại hợp đồng | Số chứng từ khấu trừ |
|---|---|
| Hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên | Chỉ lập một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế |
| Không ký hợp đồng lao động, hoặc hợp đồng dưới 03 tháng | Lập chứng từ cho mỗi lần khấu trừ, hoặc lập một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong một năm tính thuế khi cá nhân yêu cầu |
Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân không phải lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Đây là điểm doanh nghiệp có nhiều lao động nên nắm, vì nó cắt được một khối lượng giấy tờ đáng kể mỗi kỳ quyết toán.
Thời điểm ký số
Thời điểm ký số trên chứng từ là thời điểm tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, hoặc tổ chức thu thuế, phí, lệ phí điện tử, sử dụng chữ ký số để ký trên chứng từ điện tử. Thời điểm này được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
Xem thêm: Thuế suất thuế thu nhập cá nhân theo từng loại thu nhập
Người lao động ủy quyền quyết toán thì có phải cấp chứng từ khấu trừ không?
Không. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì tổ chức khấu trừ không phải lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Nhân viên ký hợp đồng một năm thì cấp mấy chứng từ?
Chỉ một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế.
Lao động thời vụ dưới 3 tháng thì sao?
Lập chứng từ cho mỗi lần khấu trừ, hoặc lập một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong năm khi cá nhân yêu cầu.
Bán chứng khoán đã bị khấu trừ tại nguồn có cần chứng từ không?
Không. Tổ chức chi trả hoặc tổ chức khấu trừ không phải lập chứng từ khấu trừ trong trường hợp này.
Trúng thưởng đã nộp thuế tại nguồn thì sao?
Cũng thuộc nhóm không phải lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Chứng từ điện tử ký thế nào?
Chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số. Thời điểm ký số hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
- Nghị định số 254/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, hiệu lực từ 01/07/2026: Điều 24.
