Đăng ký lao động từ 2026: ai phải làm và doanh nghiệp phải kê khai gì

Bài viết theo Nghị định 318/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/01/2026

Với người lao động có bảo hiểm xã hội bắt buộc, đăng ký lao động đi kèm hồ sơ bảo hiểm xã hội, không phát sinh thủ tục riêng. Nhưng doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ kê khai và cập nhật khi tuyển dụng, thay đổi hoặc chấm dứt quan hệ lao động.

Ai phải đăng ký

• Người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.
• Người lao động đang có việc làm nhưng không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.
• Người thất nghiệp, tức người đang không có việc làm, đang tìm kiếm việc làm và sẵn sàng làm việc.

Trách nhiệm chia đôi

Hai đường đăng ký

Với đường trực tuyến, hệ thống tiếp nhận, xử lý và trả kết quả đăng ký thành công ngay sau khi người lao động hoàn thành tờ khai điện tử. Đăng ký không thành công thì hệ thống phản hồi lý do.

Năm nhóm thông tin

• Thông tin cơ bản: họ tên khai sinh, số định danh cá nhân, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, nơi ở hiện tại là nơi thường trú hoặc nơi tạm trú.
• Giáo dục và chứng chỉ: trình độ giáo dục phổ thông cao nhất, cấp trình độ và lĩnh vực đào tạo của giáo dục nghề nghiệp và giáo dục đại học, chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia, các chứng chỉ khác.
• Tình trạng việc làm và nhu cầu việc làm: chức vụ, chức danh nghề, nghề nghiệp, loại hợp đồng, địa điểm làm việc; tên, mã số, loại hình, địa chỉ trụ sở chính và ngành kinh tế của người sử dụng lao động; thời gian và lý do thất nghiệp; nghề nghiệp, loại hợp đồng, mức lương, chế độ phúc lợi và nơi làm việc mong muốn.
• Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp: mã số bảo hiểm xã hội, loại hình, loại bảo hiểm xã hội; chế độ và thời gian hưởng.
• Đặc điểm, đặc thù: người khuyết tật; người thuộc hộ nghèo, hộ cận nghèo, hộ có đất thu hồi; thân nhân của người có công với cách mạng; người hoàn thành nghĩa vụ quân sự, nghĩa vụ tham gia công an nhân dân.

Bốn trường hợp phải điều chỉnh

Muốn tìm việc thì đăng ký riêng

Người lao động có nhu cầu tìm kiếm việc làm thì đăng ký tìm kiếm việc làm theo biểu mẫu tại Nghị định về dịch vụ việc làm, nộp trực tiếp tại Tổ chức dịch vụ việc làm công hoặc trực tuyến qua Sàn giao dịch việc làm quốc gia hoặc VNeID.

Việc cần làm

• Doanh nghiệp: gắn bước thu thập thông tin đăng ký lao động vào quy trình tuyển dụng.
• Bổ sung vào tờ khai bảo hiểm xã hội các trường về chức vụ, chức danh nghề, nghề nghiệp, loại hợp đồng, địa điểm làm việc.
• Cập nhật ngay khi đổi chức danh, đổi loại hợp đồng hoặc đổi địa điểm làm việc.
• Chấm dứt hợp đồng: nhớ đây cũng là mốc phải cung cấp thông tin.
• Nhân sự không thuộc bảo hiểm xã hội bắt buộc: hướng dẫn họ tự đăng ký trên VNeID hoặc Sàn giao dịch việc làm quốc gia.
• Người lao động làm nhiều nơi: chuẩn bị giấy tờ chứng minh nghề nghiệp, nơi làm việc khi cập nhật bổ sung.
• Người nghỉ việc: nhắc họ điều chỉnh sang trạng thái thất nghiệp để hưởng chính sách đúng.
• Lưu ý số định danh cá nhân là thông tin cơ bản bắt buộc trong tờ khai.

Xem thêm: Tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm và kinh phí công đoàn