Công chứng giao dịch của doanh nghiệp: hai ngày làm việc, giới hạn địa bàn và giá trị chứng cứ

Bài viết theo Luật Công chứng 46/2024/QH15, hiệu lực từ 1/7/2025

Hợp đồng công chứng có sức nặng khác hẳn hợp đồng thường: tình tiết trong đó không phải chứng minh khi ra tòa. Luật Công chứng 46/2024/QH15 quy định lại thời hạn công chứng, thẩm quyền theo địa bàn với bất động sản, và mở đường cho công chứng điện tử.

Giao dịch nào phải công chứng

Điều 3 định nghĩa giao dịch phải công chứng là giao dịch quan trọng, đòi hỏi mức độ an toàn pháp lý cao, và được luật quy định hoặc luật giao Chính phủ quy định phải công chứng. Bản thân Luật Công chứng không liệt kê danh sách đó.

Văn bản công chứng có giá trị gì

Tiếng nói và chữ viết dùng trong công chứng là tiếng Việt. Người yêu cầu công chứng dùng ngôn ngữ khác, hoặc dùng ngôn ngữ của người khuyết tật, thì phải dịch sang tiếng Việt.

Thời hạn và địa điểm

Thời hạn công chứng tính từ ngày công chứng viên tiếp nhận hồ sơ hợp lệ được ghi vào sổ yêu cầu công chứng, đến ngày trả kết quả. Thời gian xác minh, giám định nội dung liên quan đến giao dịch, và thời gian niêm yết khi công chứng văn bản phân chia di sản, không tính vào thời hạn này.

Về địa điểm, nguyên tắc là công chứng tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng. Bốn trường hợp được làm ngoài trụ sở: lập di chúc tại chỗ ở theo Bộ luật Dân sự; người yêu cầu không đi lại được vì lý do sức khỏe, đang điều trị nội trú hoặc bị cách ly theo chỉ định của cơ sở y tế; đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính; và lý do chính đáng khác theo quy định của Chính phủ.

Bất động sản bị giới hạn theo địa bàn

Điều 44 đặt một giới hạn quan trọng với doanh nghiệp có tài sản ở nhiều tỉnh. Công chứng viên chỉ được công chứng giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở.

• Ngoại lệ gồm: công chứng di chúc; văn bản từ chối nhận di sản.
• Văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản.
• Thỏa thuận xác lập chế độ tài sản của vợ chồng về bất động sản.
• Việc công chứng sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ các giao dịch thuộc nhóm ngoại lệ trên.

Sửa hợp đồng đã công chứng

Công chứng văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thỏa thuận chấm dứt hợp đồng đã công chứng chỉ được thực hiện khi có thỏa thuận hoặc cam kết bằng văn bản của tất cả những người đã ký hợp đồng đó. Với văn bản là hành vi pháp lý đơn phương thì chỉ cần yêu cầu của người đã ký.

Việc sửa đổi do công chứng viên của chính tổ chức đã công chứng tiến hành. Tổ chức đó chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hoặc giải thể thì công chứng viên của tổ chức đang lưu trữ hồ sơ thực hiện.

Công chứng điện tử

Công chứng điện tử là việc công chứng thực hiện bằng phương tiện điện tử để tạo lập văn bản công chứng điện tử. Nguyên tắc kèm theo là bảo đảm an ninh, an toàn, bảo vệ thông điệp dữ liệu và bảo mật thông tin, đồng thời thông tin trong thông điệp dữ liệu phải truy cập và sử dụng được để tham chiếu.

Phạm vi các giao dịch được công chứng điện tử do Chính phủ quy định theo từng thời kỳ, căn cứ điều kiện kinh tế xã hội, nhu cầu và khả năng cung cấp dịch vụ. Nghĩa là danh mục này mở dần theo lộ trình.

Lưu trữ hồ sơ và phí

• Hồ sơ công chứng lưu tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng ít nhất 30 năm với giao dịch có đối tượng là bất động sản, ít nhất 10 năm với các loại giao dịch khác, tính từ ngày văn bản công chứng có hiệu lực.
• Muốn lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp nơi đặt trụ sở.
• Phí công chứng gồm phí công chứng giao dịch, phí nhận lưu giữ di chúc và phí cấp bản sao văn bản công chứng, mức thu theo pháp luật về phí, lệ phí.
• Các dịch vụ theo yêu cầu như soạn thảo, đánh máy, sao chụp, dịch giấy tờ tính theo giá dịch vụ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành giá tối đa áp dụng tại địa phương.

Việc cần làm

• Trước khi ký hợp đồng lớn, tra danh sách giao dịch phải công chứng trên cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp.
• Với bất động sản ở tỉnh khác, chọn tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở tại chính tỉnh có tài sản.
• Gửi hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu, vì thời hạn 02 ngày làm việc chỉ chạy khi hồ sơ được ghi nhận là hợp lệ.
• Khi cần sửa hợp đồng đã công chứng, thu xếp chữ ký của tất cả các bên đã ký trước khi đến tổ chức công chứng.