Bài viết theo Nghị định 248/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2026
Hợp đồng điện tử đã chứng thực phải lưu tối thiểu 10 năm, theo pháp luật về kế toán. Đây là điểm doanh nghiệp dùng dịch vụ cần biết, vì nó quyết định chứng từ còn tra được hay khỏi khi thanh tra.
Điều kiện được cấp phép
- Có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy, trong đó loại dịch vụ được phép kinh doanh là cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo pháp luật về giao dịch điện tử.
- Có Đề án cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong thương mại.
- Giấy phép có thời hạn 10 năm.
- Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là nơi cấp phép, sửa đổi bổ sung và thu hồi giấy phép.
Bốn trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ
| Trách nhiệm | Nội dung |
|---|---|
| Bảo đảm chất lượng dữ liệu | Giữ tính bảo mật, tính toàn vẹn và khả năng xác thực của hợp đồng điện tử lưu trữ và chứng thực qua hệ thống của mình |
| Đầu mối phối hợp | Cử đầu mối liên hệ trực tuyến, cung cấp tài liệu và hỗ trợ cơ quan nhà nước điều tra hành vi vi phạm liên quan đến dịch vụ |
| Công khai quy chế | Đặt quy chế hoạt động ở vị trí dễ thấy, bằng tiếng Việt, trên hệ thống cung cấp dịch vụ |
| Lưu trữ | Lưu đầy đủ, an toàn dữ liệu hợp đồng đã chứng thực, bảo đảm truy cập, tra cứu và cung cấp khi cơ quan nhà nước yêu cầu |
Thời hạn lưu trữ thực hiện theo pháp luật về kế toán, tối thiểu 10 năm kể từ thời điểm hợp đồng điện tử được chứng thực.
Pháp luật có quy định thời hạn dài hơn thì theo thời hạn dài hơn.
Doanh nghiệp mua dịch vụ nên đưa cam kết lưu trữ và cam kết trích xuất dữ liệu vào hợp đồng dịch vụ.
Nên hỏi trước cách lấy dữ liệu về khi ngừng dùng dịch vụ hoặc khi nhà cung cấp bị thu hồi giấy phép.
Hai mươi ngày làm việc để sửa giấy phép
Tổ chức phải làm thủ tục sửa đổi, bổ sung giấy phép trong 20 ngày làm việc kể từ ngày thay đổi một trong các thông tin sau.
- Người chịu trách nhiệm quản lý hoạt động cung cấp dịch vụ.
- Thông tin Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hoặc Quyết định thành lập đối với tổ chức.
- Nội dung công khai về quy chế chứng thực.
- Nội dung đề án cung cấp dịch vụ.
Bốn nội dung của đề án
- Thông tin chung về tổ chức: tên, loại hình doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật, phương thức liên hệ, phạm vi cung cấp dịch vụ, giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy.
- Phương án lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu và khả năng tra cứu hợp đồng đã chứng thực.
- Quy trình tiếp nhận, xử lý yêu cầu, phản ánh, khiếu nại; quy trình xử lý sự cố kỹ thuật, vi phạm an toàn thông tin và cơ chế phối hợp với cơ quan nhà nước.
- Quy chế chứng thực và chính sách cung cấp dịch vụ được công khai trên hệ thống.
Khi nào bị thu hồi giấy phép
- Tổ chức dừng cung cấp dịch vụ và có hồ sơ đề nghị thu hồi giấy phép.
- Tổ chức vi phạm pháp luật mà phải chấm dứt hoạt động theo quy định về xử lý vi phạm hành chính.
Giấy tờ khỏi phải nộp lại
Giấy tờ, tài liệu đã có dữ liệu điện tử bảo đảm giá trị pháp lý và khai thác được qua kết nối, chia sẻ giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính với các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, hệ thống thông tin dùng chung và Cổng dịch vụ công quốc gia thì khỏi phải cung cấp lại.
Việc cần làm
- Doanh nghiệp dùng dịch vụ: kiểm tra nhà cung cấp đã có giấy phép kinh doanh dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong thương mại hay chưa.
- Đưa vào hợp đồng dịch vụ cam kết lưu trữ tối thiểu 10 năm và cam kết trích xuất dữ liệu khi cần.
- Định kỳ tải bản sao hợp đồng đã chứng thực về lưu tại doanh nghiệp, khỏi phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ: rà lại quy chế hoạt động đã công khai bằng tiếng Việt ở vị trí dễ thấy hay chưa.
- Theo dõi mốc 20 ngày làm việc mỗi khi thay đổi người quản lý, thông tin đăng ký doanh nghiệp, quy chế hay đề án.
Hợp đồng điện tử đã chứng thực phải lưu bao lâu?
Theo pháp luật về kế toán, tối thiểu 10 năm kể từ thời điểm hợp đồng điện tử được chứng thực, trừ trường hợp pháp luật quy định thời hạn dài hơn.
Điều kiện để được cấp Giấy phép kinh doanh dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử là gì?
Có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy với loại dịch vụ là cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo pháp luật về giao dịch điện tử, và có Đề án cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong thương mại.
Giấy phép có thời hạn bao lâu?
10 năm.
Cơ quan nào cấp giấy phép?
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cấp phép, sửa đổi bổ sung giấy phép và thu hồi giấy phép.
Thay đổi người quản lý dịch vụ thì phải làm thủ tục trong bao lâu?
Trong thời hạn 20 ngày làm việc kể từ ngày thay đổi. Mốc này cũng áp dụng khi thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp, nội dung công khai về quy chế chứng thực hoặc nội dung đề án.
Khi nào giấy phép bị thu hồi?
Khi tổ chức dừng cung cấp dịch vụ và có hồ sơ đề nghị thu hồi, hoặc khi tổ chức vi phạm pháp luật mà phải chấm dứt hoạt động theo quy định về xử lý vi phạm hành chính.
Quy chế hoạt động phải công khai thế nào?
Công khai tại vị trí dễ thấy, bằng ngôn ngữ tiếng Việt, trên hệ thống cung cấp dịch vụ của tổ chức.
- Nghị định 248/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thương mại điện tử, Điều 41, Điều 42, Điều 43 và Điều 44
- Luật Thương mại điện tử số 122/2025/QH15
Xem thêm: Ký quỹ 20 tỷ đồng của nền tảng thương mại điện tử nước ngoài
