02/09/2026
Ba khoản chi cho người lao động thường bị loại khi quyết toán thuế, dù doanh nghiệp có chứng từ chuyển tiền đầy đủ: tiền may đồng phục, thưởng sáng kiến và lương của chính người chủ. Lý do bị loại nằm ở hồ sơ kèm theo và ở tư cách pháp lý của người nhận.
- Chi trang phục bằng tiền tối đa 05 triệu đồng một người một năm.
- Chi trang phục bằng hiện vật không bị khống chế số tiền nhưng phải có hóa đơn, chứng từ.
- Thưởng sáng kiến chỉ được trừ khi có quy chế cụ thể và có hội đồng nghiệm thu.
- Lương của chủ doanh nghiệp tư nhân và chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do một cá nhân làm chủ không được trừ.
- Thù lao cho thành viên hội đồng không trực tiếp điều hành cũng không được trừ.
Chi trang phục: hai hình thức, hai luật chơi
Nghị định 320/2025/NĐ-CP tách chi trang phục thành hai hình thức với điều kiện khác nhau:
| Hình thức chi | Mức khống chế | Yêu cầu chứng từ |
|---|---|---|
| Bằng tiền | Tối đa 05 triệu đồng/người/năm | Chứng từ chi trả cho người lao động |
| Bằng hiện vật | Không khống chế số tiền | Bắt buộc có hóa đơn, chứng từ |
| Cả hai hình thức | Phần bằng tiền không quá 05 triệu đồng/người/năm | Phần hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ |
Chi bằng hiện vật không có trần tiền. Doanh nghiệp may đồng phục trị giá cao hơn 5 triệu cho mỗi người vẫn được trừ toàn bộ, miễn có hóa đơn của đơn vị may. Mất hóa đơn thì cả khoản bị loại, không có phần được trừ theo trần.
Phát tiền để người lao động tự đi may rồi thu lại hóa đơn cá nhân đứng tên người lao động vẫn là chi bằng tiền, áp trần 5 triệu. Muốn tính theo hình thức hiện vật thì hợp đồng và hóa đơn phải đứng tên doanh nghiệp.
Thưởng sáng kiến cần hai thứ song song
Nghị định 320/2025/NĐ-CP loại khỏi chi phí được trừ khoản chi thưởng sáng kiến, cải tiến khi doanh nghiệp không có quy chế quy định cụ thể về việc chi thưởng sáng kiến, cải tiến và không có hội đồng nghiệm thu sáng kiến, cải tiến.
Cả hai điều kiện đi cùng nhau. Quy chế nêu tiêu chí xét, mức thưởng theo cấp độ sáng kiến và trình tự đề nghị. Hội đồng nghiệm thu để lại biên bản xác nhận sáng kiến đã được áp dụng và hiệu quả mang lại. Thiếu biên bản nghiệm thu, khoản thưởng khó chứng minh gắn với hoạt động sản xuất kinh doanh.
Doanh nghiệp nhỏ không cần lập hội đồng thường trực. Một quyết định thành lập hội đồng cho từng đợt xét, kèm biên bản họp và danh sách sáng kiến được công nhận, là đủ hồ sơ.
Lương của chủ và thù lao thành viên hội đồng
Nghị định 320/2025/NĐ-CP loại hai nhóm khoản chi:
- Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do một cá nhân làm chủ;
- Thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.
Nhóm thứ nhất xuất phát từ tư cách pháp lý. Doanh nghiệp tư nhân và công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do một cá nhân làm chủ không tách bạch tài sản của chủ với tài sản doanh nghiệp, nên khoản chi cho chính người chủ mang tính phân phối lợi nhuận.
Nhóm thứ hai xoay quanh chữ trực tiếp điều hành. Thành viên hội đồng quản trị đồng thời giữ chức tổng giám đốc, giám đốc hoặc phụ trách một mảng hoạt động thì phần tiền lương gắn với công việc điều hành đó vẫn được trừ. Hồ sơ cần thể hiện được vai trò điều hành: quyết định bổ nhiệm, hợp đồng lao động, bảng phân công công việc.
Phụ cấp nghỉ phép
Nghị định 320/2025/NĐ-CP cũng loại khoản chi phụ cấp phương tiện đi lại đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ luật Lao động. Doanh nghiệp cần đối chiếu quy định về nghỉ hằng năm và tiền tàu xe đi đường của Bộ luật Lao động trước khi chi, thay vì tự đặt một mức khoán.
Chi trang phục 6 triệu bằng tiền cho một người thì bị loại bao nhiêu?
Bị loại 1 triệu đồng, phần vượt trên mức 05 triệu đồng một người một năm. Phần 5 triệu trong trần vẫn được trừ.
Đồng phục trị giá 8 triệu một người, mua qua hóa đơn công ty thì có bị khống chế không?
Không. Nghị định 320/2025/NĐ-CP chỉ đặt trần 05 triệu cho phần chi bằng tiền. Chi bằng hiện vật có hóa đơn, chứng từ được trừ theo giá trị thực tế.
Giám đốc công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên có được tính lương vào chi phí không?
Được, nếu người đó trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh. Quy định loại trừ tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP nhắm vào chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do một cá nhân làm chủ, và thành viên hội đồng không trực tiếp điều hành.
Chủ doanh nghiệp tư nhân có phải nộp thuế thu nhập cá nhân cho khoản tự trả lương không?
Khoản này mang bản chất phần lợi nhuận sau thuế thuộc về chủ doanh nghiệp. Về phía thuế thu nhập doanh nghiệp, khoản chi bị loại khỏi chi phí được trừ theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
Thưởng sáng kiến đã chi rồi mới lập quy chế có được chấp nhận không?
Rủi ro cao. Quy chế cần có hiệu lực trước thời điểm xét thưởng để làm căn cứ cho việc xét. Doanh nghiệp nên ban hành quy chế và thành lập hội đồng nghiệm thu trước khi chi, giữ đủ biên bản xét duyệt cho từng đợt.
- Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15
- Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14
