Chi phúc lợi và bảo hiểm tự nguyện cho người lao động

02/09/2026

Cuối năm kế toán cộng lại các khoản đã chi cho người lao động ngoài lương: du lịch, hiếu hỷ, khám sức khỏe, quà tết, bảo hiểm sức khỏe. Tổng số vượt trần thì phần vượt bị loại khỏi chi phí được trừ. Trần đó là một tháng lương bình quân, và cách tính tháng lương bình quân không giống cách nhiều người vẫn làm.

Khoản nào tính vào trần phúc lợi

Nghị định 320/2025/NĐ-CP liệt kê các khoản có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động:

• Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động;
• Chi nghỉ mát;
• Chi hỗ trợ điều trị, khám bệnh, chữa bệnh;
• Chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở giáo dục, cơ sở hoạt động giáo dục nghề nghiệp;
• Chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch họa, tai nạn, ốm đau;
• Chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập;
• Chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động;
• Chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động;
• Những khoản chi có tính chất phúc lợi khác.

Cách tính một tháng lương bình quân

Nghị định 320/2025/NĐ-CP đưa ra công thức cụ thể:

Quỹ tiền lương thực hiện được định nghĩa chặt: là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó tính đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định.

Một chi tiết dễ tính nhầm: quỹ tiền lương thực hiện không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước được chi trong năm quyết toán thuế. Doanh nghiệp có trích quỹ dự phòng tiền lương phải bóc phần này ra trước khi chia cho 12.

Trần riêng 05 triệu đồng cho bảo hiểm tự nguyện

Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định phần chi vượt mức 05 triệu đồng một tháng một người để đóng góp tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo Luật Bảo hiểm xã hội hoặc quỹ có tính chất an sinh xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ.

Mức 05 triệu tính theo từng người lao động và theo từng tháng, gộp chung cho cả ba loại: hưu trí bổ sung, hưu trí tự nguyện và nhân thọ. Doanh nghiệp mua đồng thời nhiều loại cho một người thì cộng lại rồi so với trần.

Điều kiện về hồ sơ, phần hay bị bỏ

Với khoản bảo hiểm hưu trí bổ sung, hưu trí tự nguyện và nhân thọ, Nghị định 320/2025/NĐ-CP đặt thêm một điều kiện ngoài mức trần. Khoản chi phải được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau:

• Hợp đồng lao động;
• Thỏa ước lao động tập thể;
• Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn;
• Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính.

Ghi chung chung kiểu công ty hỗ trợ bảo hiểm cho người lao động theo quyết định của giám đốc chưa đủ. Hồ sơ cần nêu rõ ai được hưởng, hưởng khi nào và mức bao nhiêu, để cơ quan thuế đối chiếu được với chứng từ chi thực tế.