Chi phí trích trước và điều kiện được trừ khi tính thuế

02/09/2026

Doanh nghiệp ký hợp đồng trọn gói, xuất hóa đơn và ghi doanh thu ngay trong năm, nhưng phần việc còn kéo dài sang năm sau. Nếu chỉ ghi chi phí thực tế đã phát sinh thì lợi nhuận năm đó bị thổi phồng và thuế nộp thừa. Pháp luật thuế cho phép trích trước phần chi phí còn lại, kèm theo một nghĩa vụ đi cùng mà nhiều doanh nghiệp quên: phải quyết toán lại khi hợp đồng kết thúc.

Khoản nào được trích trước

Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp liệt kê các khoản trích trước theo kỳ hạn, theo chu kỳ gồm ba nhóm:

• Khoản trích trước về sửa chữa lớn tài sản cố định theo quy định của pháp luật kế toán;
• Các khoản trích trước đối với hoạt động đã tính doanh thu nhưng còn tiếp tục phải thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng, kể cả trường hợp doanh nghiệp cho thuê tài sản hoặc kinh doanh dịch vụ trong nhiều năm nhưng thu tiền trước của khách hàng và đã tính toàn bộ vào doanh thu của năm thu tiền;
• Các khoản trích trước khác.

Nhóm thứ hai bao trùm phần lớn tình huống thực tế. Điểm chung là doanh thu đã vào sổ nhưng nghĩa vụ với khách hàng chưa xong, nên chi phí để hoàn thành nghĩa vụ đó vẫn còn ở phía trước.

Điều kiện cốt lõi: trích tương ứng với doanh thu đã ghi nhận

Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định: doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh đã ghi nhận doanh thu tính thuế thu nhập doanh nghiệp nhưng chưa phát sinh đầy đủ chi phí thì được trích trước các khoản chi phí theo quy định vào chi phí được trừ tương ứng với doanh thu đã ghi nhận.

Hai chữ tương ứng đặt ra giới hạn. Khoản trích trước phải là phần chi phí gắn với doanh thu đã đưa vào tính thuế, tính trên cơ sở nghĩa vụ còn lại theo hợp đồng. Doanh thu chưa ghi nhận thì chưa có cơ sở trích trước phần chi phí đi kèm.

Nghĩa vụ quyết toán khi hợp đồng kết thúc

Đây là phần bị bỏ quên nhiều nhất. Nghị định 320/2025/NĐ-CP buộc doanh nghiệp khi kết thúc hợp đồng phải tính toán xác định chính xác số chi phí thực tế căn cứ hóa đơn, chứng từ hợp pháp đã phát sinh, rồi điều chỉnh:

Việc điều chỉnh rơi vào kỳ tính thuế kết thúc hợp đồng. Kế toán không phải mở lại tờ khai quyết toán của những năm trước để sửa số đã trích, và cũng không bị tính tiền chậm nộp cho phần chênh lệch đó, miễn là điều chỉnh đúng kỳ.

Không điều chỉnh thì thành thu nhập khác

Điểm g khoản 2 Điều 3 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 xếp vào thu nhập khác: khoản trích trước vào chi phí nhưng không sử dụng hoặc sử dụng không hết mà doanh nghiệp không hạch toán điều chỉnh giảm chi phí được trừ.

Hệ quả nặng hơn việc bị loại chi phí. Khoản trích trước treo lại trở thành một khoản thu nhập chịu thuế, cộng thẳng vào thu nhập tính thuế của kỳ. Doanh nghiệp chủ động điều chỉnh giảm chi phí thì chỉ mất phần chi phí đã trích thừa; để cơ quan thuế phát hiện thì khoản đó vào thu nhập khác kèm tiền chậm nộp và tiền phạt.

Quỹ dự phòng tiền lương, một dạng trích trước riêng

Tiền lương, tiền công và phụ cấp phải trả cho người lao động mà hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm vẫn chưa chi thì không được tính vào chi phí được trừ. Nghị định 320/2025/NĐ-CP mở một lối riêng: trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương thì khoản này vẫn được chấp nhận.

Mức dự phòng hằng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện. Con số 17% tính trên quỹ lương thực hiện, không phải trên quỹ lương kế hoạch hay tổng chi phí.