Bài viết theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP về thuế giá trị gia tăng và Nghị định 320/2025/NĐ-CP về thuế thu nhập doanh nghiệp
Một hóa đơn hợp lệ vẫn có thể mất quyền khấu trừ và mất luôn phần chi phí được trừ, chỉ vì cách trả tiền. Ngưỡng hiện hành là 05 triệu đồng, áp cho cả thuế giá trị gia tăng lẫn thuế thu nhập doanh nghiệp, và cách đếm ngưỡng ở hai sắc thuế có chỗ khác nhau.
- Ngưỡng là 05 triệu đồng đã bao gồm thuế giá trị gia tăng, áp cho từng lần mua.
- Bên thuế thu nhập doanh nghiệp còn cộng dồn nhiều lần mua của cùng một người bán trong cùng một ngày.
- Nộp tiền mặt vào tài khoản người bán không được tính là thanh toán không dùng tiền mặt.
- Có sáu trường hợp đặc thù được chấp nhận thay cho chuyển khoản, tất cả đều phải ghi rõ trong hợp đồng.
- Chưa trả tiền vẫn được tính chi phí, nhưng khi trả bằng tiền mặt thì phải điều chỉnh giảm vào kỳ trả tiền.
Ngưỡng và cách đếm
| Sắc thuế | Ngưỡng | Cách đếm |
|---|---|---|
| Thuế giá trị gia tăng | Từ 05 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế giá trị gia tăng | Theo từng lần mua hàng hóa, dịch vụ, kể cả hàng nhập khẩu |
| Thuế thu nhập doanh nghiệp | Từ 05 triệu đồng trở lên | Theo từng lần mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác. Cộng dồn nếu mua của cùng một người bán nhiều lần trong cùng một ngày |
Mua của một người bán mỗi lần dưới 05 triệu đồng, nhưng nhiều lần trong cùng một ngày mà tổng từ 05 triệu đồng trở lên, thì phần chi đó chỉ được tính vào chi phí được trừ khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Quy tắc này nằm ở điểm c1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Việc chia nhỏ hóa đơn trong ngày không giúp thoát ngưỡng.
Chứng từ nào được coi là hợp lệ
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc thanh toán theo Nghị định 52/2024/NĐ-CP về thanh toán không dùng tiền mặt. Nghị định 181/2025/NĐ-CP loại trừ một dạng chứng từ ra khỏi nhóm này.
Chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán bị loại trừ tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.
Ra ngân hàng nộp tiền mặt vào số tài khoản của nhà cung cấp rồi giữ giấy nộp tiền là cách làm mất quyền khấu trừ. Tiền phải đi từ tài khoản của bên mua.
Sáu trường hợp đặc thù
Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP mở sáu lối, mỗi lối đều kèm một bộ giấy tờ bắt buộc. Điểm chung của cả sáu: phương thức thanh toán phải được quy định cụ thể trong hợp đồng.
| Phương thức | Giấy tờ phải có |
|---|---|
| Bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị bán ra, vay mượn hàng | Biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa hai bên. Bù trừ công nợ qua bên thứ ba thì phải có biên bản bù trừ công nợ của ba bên |
| Bù trừ công nợ dạng vay, mượn tiền, cấn trừ công nợ qua bên thứ ba | Hợp đồng vay, mượn tiền bằng văn bản lập trước đó, kèm chứng từ chuyển tiền từ tài khoản bên cho vay sang tài khoản bên đi vay |
| Thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba, gồm cả khi bên bán chỉ định người nhận | Hợp đồng bằng văn bản ghi rõ việc này. Bên thứ ba phải là tổ chức hoặc thể nhân đang hoạt động hợp pháp |
| Thanh toán bằng cổ phiếu, trái phiếu | Hợp đồng mua bán bằng văn bản lập trước đó |
| Phần giá trị còn lại sau khi đã bù trừ theo các cách trên | Nếu phần còn lại từ 05 triệu đồng trở lên thì vẫn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt |
| Thanh toán vào tài khoản của bên thứ ba mở tại Kho bạc Nhà nước để thực hiện cưỡng chế thu tiền, tài sản | Quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền |
| Mua trả chậm, trả góp từ 05 triệu đồng trở lên | Hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ bằng văn bản, hóa đơn giá trị gia tăng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt |
Mua trả chậm, trả góp
Điểm g khoản 2 Điều 26, theo bản sửa đổi tại Nghị định 144/2026/NĐ-CP hiệu lực từ 20/6/2026, xử lý riêng trường hợp mua trả chậm, trả góp có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Cơ sở kinh doanh căn cứ vào hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ bằng văn bản, hóa đơn giá trị gia tăng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.
Khi chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vì chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng, cơ sở kinh doanh vẫn được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.
Đến thời điểm thanh toán mà vẫn không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, cơ sở kinh doanh phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế đầu vào được khấu trừ đối với phần giá trị đó, vào kỳ tính thuế phát sinh nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng.
Sau khi đã điều chỉnh giảm mà có được chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, cơ sở kinh doanh được kê khai khấu trừ lại vào kỳ tính thuế có chứng từ đó.
Điểm mấu chốt ở nhóm bù trừ công nợ: hợp đồng vay, mượn phải lập trước, và khoản vay bằng tiền phải có chứng từ chuyển tiền giữa hai tài khoản. Biên bản bù trừ ký sau khi phát sinh sự việc thường là chỗ bị bác trong thanh tra thuế.
Nhân viên mua hộ bằng thẻ hoặc ví của mình
Điểm c2 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP cho phép tính chi phí khi doanh nghiệp ủy quyền hoặc giao cho người lao động trực tiếp mua hộ hàng hóa, dịch vụ từ 05 triệu đồng trở lên, mà người lao động thanh toán bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt. Điều kiện gồm ba phần.
- Có hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ.
- Có quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ hoặc quyết định của doanh nghiệp quy định việc ủy quyền hoặc cho phép người lao động thanh toán khoản mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Khoản chi đó sau này được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
Doanh nghiệp nào để nhân viên tự quẹt thẻ mua hàng thì nên ban hành quy chế nội bộ về việc này trước. Nghị định xếp quy chế vào nhóm điều kiện bắt buộc, nên nó phải có sẵn tại thời điểm phát sinh khoản chi.
Mua chịu rồi trả bằng tiền mặt
Nghị định 320/2025/NĐ-CP xử lý tình huống mua từng lần từ 05 triệu đồng trở lên mà đến thời điểm ghi nhận chi phí doanh nghiệp chưa thanh toán. Khoản chi này vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Việc điều chỉnh giảm rơi vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt. Mốc này khác với kỳ đã ghi nhận khoản chi, nên sổ sách phải theo dõi được cả hai kỳ.
Quy định này áp dụng kể cả khi cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi đó.
Mua hàng của người dân, hộ kinh doanh nhỏ
Điểm b Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP mở đường cho các khoản mua mà bên bán không có hóa đơn, gồm nông sản, thủy sản do người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra; sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra; phế liệu của người trực tiếp thu nhặt; đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra; và hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng.
Bộ giấy tờ cho nhóm này gồm chứng từ chi trả tiền cho người bán theo pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ, và Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm.
Nếu giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng hộ, từng cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên thì vẫn phải thanh toán không dùng tiền mặt.
Bảng kê thu mua chỉ thay cho hóa đơn, không thay cho chứng từ thanh toán.
Việc nên rà lại trong doanh nghiệp
- Rà quy trình chi tiền: mọi khoản từ 05 triệu đồng trở lên đi qua tài khoản của công ty.
- Bỏ thói quen ra ngân hàng nộp tiền mặt vào tài khoản nhà cung cấp.
- Kiểm tra các hợp đồng có điều khoản bù trừ công nợ, xem phương thức thanh toán đã được ghi rõ trong hợp đồng chưa.
- Ban hành quy chế nội bộ cho việc nhân viên mua hộ và được hoàn tiền.
- Theo dõi các khoản mua chịu từ 05 triệu đồng trở lên để biết kỳ nào phải điều chỉnh giảm nếu cuối cùng trả bằng tiền mặt.
- Với các nhà cung cấp là hộ kinh doanh nhỏ, lập Bảng kê thu mua đúng mẫu và vẫn chuyển khoản khi giá trị trong ngày từ 05 triệu đồng trở lên.
Ngưỡng phải thanh toán không dùng tiền mặt hiện nay là bao nhiêu?
Từ 05 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế giá trị gia tăng, theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Bên thuế thu nhập doanh nghiệp cũng lấy mốc 05 triệu đồng theo điểm c Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
Nộp tiền mặt vào tài khoản của người bán có được khấu trừ thuế không?
Không. Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP loại trừ chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán khỏi nhóm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Mua ba lần trong ngày của cùng một nhà cung cấp, mỗi lần 2 triệu thì sao?
Tổng 6 triệu đồng vượt ngưỡng, nên khoản chi chỉ được tính vào chi phí được trừ khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, theo điểm c1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
Bù trừ công nợ hai bên có được chấp nhận không?
Được, với điều kiện phương thức thanh toán bù trừ đã được quy định cụ thể trong hợp đồng và có biên bản đối chiếu số liệu, xác nhận giữa hai bên. Bù trừ qua bên thứ ba thì cần biên bản bù trừ công nợ của ba bên.
Nhân viên dùng thẻ cá nhân mua hàng cho công ty thì có được tính chi phí không?
Được, nếu có hóa đơn chứng từ hợp lệ, có quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ hoặc quyết định của doanh nghiệp cho phép việc này, và khoản chi sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
Mua hàng 10 triệu chưa trả tiền thì có được tính chi phí ngay không?
Được. Khoản mua từng lần từ 05 triệu đồng trở lên mà đến thời điểm ghi nhận chi phí chưa thanh toán vẫn được tính vào chi phí được trừ. Khi thanh toán bằng tiền mặt thì phải kê khai điều chỉnh giảm chi phí vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán đó.
Mua nông sản của nông dân có phải chuyển khoản không?
Nếu giá trị mua trong ngày của từng hộ, từng cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên thì phải thanh toán không dùng tiền mặt, ngay cả khi đã lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt gồm những gì?
Là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo Nghị định 52/2024/NĐ-CP về thanh toán không dùng tiền mặt, trừ chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán.
Mua trả chậm, trả góp mà chưa tới hạn trả tiền thì có được khấu trừ không?
Được. Điểm g khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, theo bản sửa đổi tại Nghị định 144/2026/NĐ-CP, cho khấu trừ khi chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng. Đến hạn mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì phải điều chỉnh giảm vào kỳ phát sinh nghĩa vụ thanh toán, và được khấu trừ lại khi có chứng từ.
- Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15, hiệu lực từ 01/7/2025: điểm b khoản 2 Điều 14 về điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.
- Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế giá trị gia tăng, Điều 26 về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 359/2025/NĐ-CP và Nghị định 144/2026/NĐ-CP hiệu lực từ 20/6/2026.
- Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, Điều 9 về các khoản chi được trừ, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP.
- Nghị định 52/2024/NĐ-CP về thanh toán không dùng tiền mặt.
