Bài viết theo Tài khoản 141 Tạm ứng tại Thông tư số 99/2025/TT-BTC, hiệu lực từ ngày 01/01/2026
Số dư tạm ứng treo lâu là một trong những khoản đầu tiên cơ quan thuế soi khi kiểm tra. Nguyên nhân thường không nằm ở nghiệp vụ kế toán, mà ở chỗ doanh nghiệp chưa có quy chế tạm ứng và không ai chốt hạn hoàn ứng.
- Tài khoản 141 chỉ phản ánh khoản tạm ứng cho người lao động của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp có trách nhiệm xây dựng quy chế và tổ chức kiểm soát nội bộ về tạm ứng.
- Quy chế cần nêu: đối tượng được tạm ứng, giá trị, mục đích, hình thức, thời hạn tạm ứng, thẩm quyền phê duyệt.
- Xong việc thì lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm chứng từ gốc.
- Dùng không hết thì người nhận tạm ứng phải hoàn trả, nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương.
- Chi vượt số đã nhận thì doanh nghiệp chi bổ sung phần còn thiếu.
- Phải mở sổ chi tiết theo từng người nhận tạm ứng và từng lần tạm ứng.
- Tạm ứng có thể bằng tiền hoặc vật tư.
Phạm vi của tài khoản 141
Điểm giới hạn nằm ngay câu đầu: tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động của doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
| Tình huống | Ghi ở đâu |
|---|---|
| Ứng tiền cho nhân viên đi công tác, đi mua hàng | Tài khoản 141 Tạm ứng |
| Ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp | Tài khoản 331 Phải trả cho người bán, phần trả trước |
| Khách hàng ứng trước tiền hàng cho doanh nghiệp | Tài khoản 131 Phải thu của khách hàng, số dư bên Có |
| Cho cá nhân bên ngoài mượn tiền | Không thuộc tài khoản 141 |
Khoản ứng cho cộng tác viên, người nhận khoán việc hoặc nhà cung cấp không phải là tạm ứng theo tài khoản 141.
Ghi nhầm vào 141 khiến số dư tạm ứng phình lên và khó giải trình khi bị hỏi ai đang giữ tiền.
Quy chế tạm ứng gồm những gì
Chế độ kế toán giao trách nhiệm cho doanh nghiệp tự xây dựng quy chế, phù hợp với pháp luật có liên quan và yêu cầu quản trị nội bộ. Năm nội dung được nêu tên trong điều khoản là gợi ý khung tối thiểu.
- Đối tượng được tạm ứng: chức danh nào, bộ phận nào được đề nghị tạm ứng.
- Giá trị: hạn mức tối đa cho mỗi lần và cho mỗi người tại một thời điểm.
- Mục đích: danh mục các khoản chi được phép tạm ứng.
- Hình thức: tạm ứng bằng tiền mặt, chuyển khoản hay bằng vật tư.
- Thời hạn tạm ứng: mốc phải hoàn ứng sau khi kết thúc công việc.
- Thẩm quyền phê duyệt: ai duyệt ở mức nào.
Ba khả năng khi quyết toán tạm ứng
| Tình huống | Xử lý |
|---|---|
| Số chi được duyệt bằng số đã tạm ứng | Ghi giảm tạm ứng, kết chuyển toàn bộ vào đối tượng chịu chi phí |
| Số chi được duyệt nhỏ hơn số đã tạm ứng | Người nhận tạm ứng có trách nhiệm và nghĩa vụ hoàn trả phần chênh lệch cho doanh nghiệp theo quy chế. Nhập lại quỹ hoặc tính trừ vào lương |
| Số chi được duyệt lớn hơn số đã tạm ứng | Doanh nghiệp có trách nhiệm chi bổ sung phần còn thiếu cho người tạm ứng |
Hồ sơ để quyết toán là Bảng thanh toán tạm ứng kèm chứng từ gốc, lập trên cơ sở số tiền đã tạm ứng và số đã chi được người có thẩm quyền phê duyệt.
Kết cấu tài khoản 141
| Bên Nợ | Bên Có |
|---|---|
| Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho người lao động của doanh nghiệp | Các khoản tạm ứng đã được thanh toán |
| Số tiền đã tạm ứng nhưng dùng không hết được nhập lại quỹ hoặc tính trừ vào lương | |
| Các khoản vật tư đã tạm ứng nhưng sử dụng không hết nhập lại kho |
Số dư bên Nợ phản ánh số tạm ứng hiện còn tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán chưa thanh toán. Đây chính là con số cần giải trình được theo từng người.
Bốn bút toán chính
- Khi tạm ứng: Nợ TK 141, Có các TK 111, 112, 152 tùy tạm ứng bằng tiền mặt, tiền gửi hay vật tư.
- Khi quyết toán tạm ứng: Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627, 642 tùy đối tượng chịu chi phí, Có TK 141.
- Khi thu hồi phần dùng không hết: Nợ các TK 111, 112, 152, 334, Có TK 141. Tài khoản 334 dùng khi trừ vào lương.
- Khi chi bổ sung phần vượt: Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 621, 622, 627, Có các TK 111, 112.
Bốn việc nên làm để không treo tạm ứng
- Ban hành quy chế tạm ứng có mốc thời hạn hoàn ứng cụ thể, ví dụ trong bảy ngày làm việc kể từ ngày kết thúc công việc.
- Mở sổ chi tiết theo từng người và từng lần tạm ứng, không gộp nhiều lần vào một dòng.
- Đặt điều kiện không duyệt tạm ứng mới khi lần trước chưa quyết toán.
- Đối chiếu số dư tạm ứng với từng người vào cuối mỗi quý, có ký xác nhận.
Xem thêm: Nguyên tắc kế toán các khoản nợ phải thu
Tài khoản 141 dùng cho ai?
Chỉ dùng cho các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động của doanh nghiệp.
Ứng tiền cho nhà cung cấp có ghi vào 141 không?
Không. Khoản trả trước cho người bán phản ánh ở tài khoản phải trả cho người bán.
Tạm ứng dùng không hết thì xử lý thế nào?
Người nhận tạm ứng có trách nhiệm và nghĩa vụ hoàn trả lại cho doanh nghiệp theo quy chế. Kế toán ghi nhập lại quỹ, nhập lại kho với vật tư, hoặc tính trừ vào lương.
Chi vượt số đã tạm ứng thì ai bù?
Doanh nghiệp có trách nhiệm chi bổ sung phần còn thiếu cho người tạm ứng, khi giá trị thanh toán tạm ứng được duyệt lớn hơn số tiền đã nhận.
Có được tạm ứng bằng vật tư không?
Được. Bên Nợ tài khoản 141 phản ánh các khoản tiền và vật tư đã tạm ứng.
Hồ sơ quyết toán tạm ứng gồm gì?
Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo chứng từ gốc đã được ký duyệt.
Doanh nghiệp có bắt buộc phải có quy chế tạm ứng không?
Chế độ kế toán quy định doanh nghiệp có trách nhiệm xây dựng quy chế và tổ chức kiểm soát nội bộ liên quan đến các khoản tạm ứng.
Sổ chi tiết tạm ứng mở theo tiêu chí nào?
Theo từng người nhận tạm ứng, ghi chép đầy đủ tình hình nhận và thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.
- Thông tư số 99/2025/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp, hiệu lực từ ngày 01/01/2026: Tài khoản 141 Tạm ứng.
