Nguyên tắc kế toán chi phí: chi phí bị loại thuế vẫn giữ trên sổ

Bài viết theo phần Nguyên tắc kế toán các khoản chi phí và Tài khoản 621 tại Thông tư số 99/2025/TT-BTC, hiệu lực từ ngày 01/01/2026

Có một thói quen phổ biến và sai: khoản chi bị cơ quan thuế loại khi quyết toán thì kế toán hạ luôn khỏi sổ. Chế độ kế toán quy định ngược lại, và câu chữ rất rõ ràng.

Nắm nhanh

Chi phí ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc khi có khả năng tương đối chắc chắn sẽ phát sinh trong tương lai.
Không phân biệt đã chi tiền hay chưa.
Ghi nhận doanh thu thì phải ghi nhận chi phí tương ứng tạo ra doanh thu đó.
Chi phí bị loại khi tính thuế nhưng đủ hóa đơn chứng từ và hạch toán đúng chế độ thì không ghi giảm chi phí kế toán.
Phần bị loại chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế để làm tăng số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
Phải theo dõi chi tiết chi phí theo yếu tố: tiền lương, nguyên vật liệu, chi phí mua ngoài, khấu hao tài sản cố định.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vượt trên mức bình thường kết chuyển ngay vào giá vốn hàng bán.
Các tài khoản chi phí không có số dư, cuối kỳ kết chuyển sang tài khoản 911.

Định nghĩa và thời điểm ghi nhận

Chi phí là những khoản làm giảm lợi ích kinh tế, được ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc khi có khả năng tương đối chắc chắn sẽ phát sinh trong tương lai, không phân biệt đã chi tiền hay chưa.

Vế thứ hai là căn cứ để ghi nhận chi phí phải trả và dự phòng phải trả. Việc ghi nhận chi phí ngay cả khi chưa đến kỳ hạn thanh toán nhằm bảo đảm nguyên tắc thận trọng và bảo toàn vốn.

Nguyên tắc phù hợp

Khi doanh nghiệp ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng gồm ba phần:

Chi phí của kỳ tạo ra doanh thu.
Chi phí của các kỳ trước nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó.
Chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó.

Khi nguyên tắc phù hợp xung đột với nguyên tắc thận trọng, doanh nghiệp phải căn cứ vào bản chất của giao dịch và các Chuẩn mực kế toán Việt Nam để phản ánh giao dịch một cách trung thực, hợp lý.

Chi phí kế toán và chi phí tính thuế

Chi phí bị loại thuế vẫn nằm nguyên trên sổ kế toán

Các khoản chi phí không được coi là chi phí tính thuế thu nhập doanh nghiệp theo pháp luật về thuế, nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán, thì không được ghi giảm chi phí kế toán.

Phần này chỉ được điều chỉnh trong quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp để làm tăng số thuế phải nộp.

Ghi giảm chi phí trên sổ để khớp với tờ khai thuế là làm sai báo cáo tài chính.

Tình huống	Sổ kế toán	Quyết toán thuế
Chi phí đủ hóa đơn chứng từ, hạch toán đúng, nhưng luật thuế không cho trừ	Giữ nguyên chi phí	Điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế
Chi phí thiếu hóa đơn chứng từ hoặc hạch toán sai chế độ	Xử lý theo chế độ kế toán	Không được trừ

Theo dõi chi phí theo yếu tố

Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản chi phí phát sinh theo yếu tố. Bốn yếu tố được nêu tên là chi phí về tiền lương, nguyên vật liệu, chi phí mua ngoài, và khấu hao tài sản cố định. Đây là cơ sở để lập phần thuyết minh chi phí theo yếu tố trên Báo cáo tài chính.

Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

Tài khoản 621 chỉ hạch toán chi phí nguyên liệu, vật liệu, gồm cả nguyên liệu vật liệu chính và vật liệu phụ, được sử dụng trực tiếp để sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ trong kỳ. Chi phí này tính theo giá thực tế khi xuất sử dụng.

Tình huống	Cách tập hợp
Xác định được cụ thể, rõ ràng cho từng đối tượng sử dụng	Ghi chép, tập hợp trực tiếp vào bên Nợ tài khoản 621 theo từng đối tượng
Không xác định được cụ thể cho từng đối tượng	Tập hợp chung cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, thực hiện dịch vụ, rồi cuối kỳ phân bổ

Cuối kỳ, kết chuyển hoặc phân bổ và kết chuyển chi phí nguyên liệu, vật liệu vào tài khoản 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang để tính giá thành. Tiêu thức phân bổ do doanh nghiệp chọn cho phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý.

Phần vượt mức bình thường không vào giá thành

Phần chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp vượt trên mức bình thường không được tính vào giá thành sản phẩm, dịch vụ.

Phần vượt đó phải kết chuyển ngay vào tài khoản 632 Giá vốn hàng bán.

Quy tắc này giữ cho giá thành đơn vị sản phẩm phản ánh đúng mức tiêu hao hợp lý, thay vì bị đội lên vì hao hụt bất thường.

Về thuế đầu vào: mua nguyên liệu, vật liệu mà thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ thì trị giá nguyên vật liệu không bao gồm thuế. Thuế đầu vào không được khấu trừ thì trị giá nguyên vật liệu bao gồm cả thuế.

Kết chuyển cuối kỳ

Các tài khoản phản ánh chi phí không có số dư. Tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán, doanh nghiệp phải kết chuyển tất cả các khoản chi phí phát sinh trong kỳ sang Tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.

Bốn việc nên rà lại cuối kỳ

Rà các khoản chi phí phải trả đã đủ chắc chắn để ghi nhận, ví dụ tiền điện nước tháng cuối, lãi vay dồn tích, thưởng đã cam kết.
Lập bảng đối chiếu giữa chi phí kế toán và chi phí được trừ khi tính thuế, giữ nguyên số trên sổ và chỉ điều chỉnh ở tờ khai.
Tính lại định mức tiêu hao để tách phần nguyên vật liệu vượt mức bình thường ra khỏi giá thành.
Kiểm tra các tài khoản chi phí đã kết chuyển hết sang tài khoản 911 chưa.

Xem thêm: Nguyên tắc kế toán doanh thu theo Thông tư 99

Chi phí ghi nhận khi nào?

Tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc khi có khả năng tương đối chắc chắn sẽ phát sinh trong tương lai, không phân biệt đã chi tiền hay chưa.

Chi phí bị thuế loại thì có phải hạ khỏi sổ kế toán không?

Không. Khoản chi không được coi là chi phí tính thuế nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán, chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế để làm tăng số thuế phải nộp.

Theo dõi chi phí theo yếu tố nghĩa là gì?

Theo dõi chi tiết theo các yếu tố như chi phí về tiền lương, nguyên vật liệu, chi phí mua ngoài, khấu hao tài sản cố định.

Nguyên vật liệu hao hụt bất thường hạch toán vào đâu?

Phần chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp vượt trên mức bình thường không tính vào giá thành mà kết chuyển ngay vào tài khoản 632 Giá vốn hàng bán.

Thuế giá trị gia tăng đầu vào có nằm trong trị giá nguyên vật liệu không?

Được khấu trừ thì không nằm trong trị giá nguyên vật liệu. Không được khấu trừ thì trị giá nguyên vật liệu bao gồm cả thuế.

Chi phí xuất kho không xác định được cho từng sản phẩm thì làm sao?

Tập hợp chung cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, thực hiện dịch vụ, sau đó tính phân bổ và kết chuyển vào tài khoản 154 theo tiêu thức phân bổ phù hợp.

Tài khoản chi phí có số dư cuối kỳ không?

Không. Cuối kỳ phải kết chuyển tất cả các khoản chi phí phát sinh trong kỳ sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.

Chi phí của kỳ trước có được ghi vào kỳ này không?

Chi phí tương ứng tạo ra doanh thu gồm cả chi phí của các kỳ trước liên quan đến doanh thu của kỳ đó, theo nguyên tắc phù hợp.

Thông tư số 99/2025/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp, hiệu lực từ ngày 01/01/2026: phần Nguyên tắc kế toán các khoản chi phí và Tài khoản 621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp.

Chia sẻ bài viếtFacebook Zalo X