[Khoá luận Kế toán] #3: Kỹ năng thiết kế PowerPoint

Kỹ năng thiết kế PowerPoint là bài thứ ba trong series: kinh nghiệm bảo vệ khoá luận tốt nghiệp ngành kế toán.

Kỳ này, Tôi sẽ viết về các kỹ năng thiết kế PowerPoint khi báo cáo khoá luận tốt nghiệp ngành kế toán.

Cuối bài viết sẽ có link download file ppt khoá luận tốt nghiệp 10 điểm của sinh viên UEH – Trường Đại học Kinh tế Tp. Hồ Chí Minh cho các bạn tham khảo. Còn bây giờ thì bắt đầu đọc nhé.

Một ví dụ thực tế về kỹ năng thiết kế PowerPoint được Microsoft khen tặng

Trước khi bắt đầu về các kỹ năng thiết kế PowerPoint, chúng ta hãy đến với câu chuyện thú vị của Lizzy Fenton, một nghiên cứu sinh của đại học Minnesota, đã trở thành một “ngôi sao” nổi bật trên Twitter trong tháng 4/2017 vừa rồi. Thậm chí Microsoft cũng rất ấn tượng với slide trình chiếu của cô ấy.

Chuyện là cô gái này có rất nhiều kinh nghiệm với những bài thuyết trình khoa học, và với tính hài hước của mình cô đã soạn slide PowerPoint nói rõ tại sao “crush” nên hẹn hò với cô ấy và email nó cho anh chàng Carter.

Có 6 slide ppt trình bày rất thuyết phục về lý do tại sao Lizzy sẽ là một cô bạn gái tuyệt vời. Đây là dòng Tweet của cô ấy nếu bạn muốn xem: Lizzy Fenton

Anh mệt mỏi vì gia đình cằn nhằn sao không có người yêu? Không cần phải tìm kiếm đâu xa.

Anh không thích hôn nhân một vợ một chồng? Không thành vấn đề. Hẹn hò với em giống như anh đang quen với 3 cô bạn gái cùng lúc.

Kèm lý do khó… đỡ khác. bạn tự đọc nhé :3

Ở slide cuối cùng, cô còn có lời chứng thực từ một nam tài tử nổi tiếng, hoa hậu Mỹ 2012, tờ báo New York Times, mẹ của cô và thậm chí là bạn gái cũ của “crush” :v (Các bạn sinh viên học tập để làm CV xin việc nhé).

Tuy nhiên cái kết khá… à mà thôi.

Mặc dù vậy, an ủi là cô đã nhận được lời khen của Microsoft Office.

Và các dòng Tweet sau đó của người đọc đều bênh vực cô nàng và chê chàng “crush” Carter cục mịch, thiếu hài hước.

Kỹ năng thiết kế PowerPoint để báo cáo khoá luận tốt nghiệp ngành kế toán

1. Font và size chữ

Hãy nhìn lại slide của Lizzy, cô ấy dùng font chữ “không chân” tức Sans Serif.

Điều này tôi cũng đã từng đề cập trong bài viết ở kỳ 1. Font chữ gồm 2 nhóm chính là Serif (font có chân, điển hình như Time New Roman, Courier,…) và Sans Serif (font không chân, điển hình như Arial, Calibri,…).

Đã có nhiều nghiên cứu tâm lý chỉ ra rằng Serif dễ đọc ở giấy in và Sans Serif phù hợp đọc trên màn hình.

Nếu các slide của Lizzy chưa làm bạn tin tưởng? Hãy vào các trang web của Google, Microsoft,… xem họ dùng Serif hay Sans Serif nhé.

Còn trải nghiệm của cá nhân tôi thì thế nào? Tôi cận và nếu nhìn lên một slide sử dụng Serif, tôi cảm giác như các chữ như dính lại với nhau vì các mẫu nhọn nhô ra ở hai đầu chữ cái. Nhìn không được gì nếu tôi ngồi hơi xa màn hình chiếu, cùng khoảng cách như thế với font Sans Serif thì dễ đọc hơn.

Vì thế, sử dụng font chữ Serif khi trình chiếu là một điểm trừ.

Còn size chữ, các bạn được khuyên dùng size từ 18 trở lên (24 sẽ phù hợp hơn).

Viết hoa như VIÊT HOA? Không nên làm thế, người ta qui ước điều này giống như là bạn đang hét vào mặt người đọc.

2. Mỗi slide chỉ nên trình bày một ý tưởng với ít chữ

Bạn biết Sundar Pichai chứ? Ông ấy là tổng giám đốc sản phẩm của Google Inc.

Pichai và các nhà quản lý cấp cao ở google cho rằng những gạch đầu dòng (bullet) và các slide quá nhiều chữ được tránh sử dụng tối đa tại Google.

Một nhà nghiên cứu đã thống kê rằng trước đây mối slide có trung bình 40 chữ và bây giờ thì cứ 12 slide của Pichai mới đủ 40 chữ.

Chuyên gia Nancy Duarte cũng nói rằng:

1 slide hiệu quả là phải dễ hiểu dù chỉ nhìn lướt qua trong vòng 3 giây hoặc ít hơn.

Mỗi khi thông tin xuất hiện trên màn hình, khán giả sẽ dành thời gian đọc thay vì lắng nghe bạn.

Vì thế, mỗi slide nên thể hiện một ý chính và tạo nhiều slide tương tự.

Tất cả những gạch đầu dòng, hình ảnh, biểu đồ sẽ yểm trợ cho ý chính và phải ít chữ theo qui ước n x n được trình bày bên dưới.

3. Quy ước n x n

Qui ước n x n (n by n) có nghĩa là mỗi slide chỉ nếu có 5 gạch đầu dòng thì mỗi gạch đầu dòng chỉ nên có 5 chữ. Và n < 7 (Mỗi slide không được quá 7 gạch đầu dòng).

Thực ra với Pichai thì mỗi slide chỉ cần 1 gạch đầu dòng mà thôi. Nhưng tính chất bài thuyết trình của chúng ta lúc này là báo cáo khoá luận tốt nghiệp ngành kế toán, không giống với Pichai đang giới thiệu sản phẩm. Vì thế mỗi slide 1 gạch đầu dòng thì quá làm khó các bạn :p

Trở lại với qui ước n x n, để làm được thì mỗi gạch đầu dòng các bạn không viết cả một câu hoàn chỉnh mà nên sử dụng “từ khoá” để truyền đạt.

Bằng cách sử dụng biểu đồ và hình ảnh dễ hình dung. Ví dụ như lời nói, minh hoạ, biểu đồ, đồ thị, hình ảnh; bạn có thể truyền đạt nhiều thông tin nhanh chóng chỉ với vài từ khoá.

Hoặc, thay vì viết:

The advantages of using this system are

– It will enable researchers to limit the time needed in the laboratory

– It will help researchers to find the data they need

– It will permit researchers to produce more accurate results

Thì nên viết (theo GS. Nguyễn Văn Tuấn):

The system enables researchers to

– Limit lab time

– Find relevant data

– Produce more accurate results

4. Màu chữ và nền

Khi thiết kế PowerPoint để báo cáo khoá luận tốt nghiệp ngành kế toán thì các bạn sinh viên cần chú ý sự tương phản của màu chữ và nền.

Theo đó có thể chọn nền tối và chữ sáng, hoặc an toàn và phổ biến nhất là nền sáng và chữ tối.

Mời các bạn xem ảnh bên dưới:

Và ảnh này, chữ chi chít trên slide và rất khó đọc:

5. Hình ảnh và biểu đồ

Về cách trình bày hình ảnh và biểu đồ trên PowerPoint tôi có viết tại đây, các bạn đọc lại.

Ngoài ra, tôi có một lưu ý là các bạn thường có thói quen chụp hình lại một văn bản/chứng từ rồi đưa lên slide với độ sáng thấp và khó nhìn. Cần chăm chút hơn cho các hình ảnh đẹp và đễ xem.

Tiếp theo mời các bạn xem hướng dẫn của tác giả/diễn giả Nancy Duarte.

3 bước để thiết kế PowerPoint tốt hơn – Kỹ năng thuyết trình của Harvard (Nancy Duarte)

Thiết kế slide là một phần của kỹ năng thuyết trình, nhưng nhiều người chỉ xem các slide như những tờ note nhắc bài.

Bạn nên thiết kế slide thật sinh động để tôn vinh nội dung và hỗ trợ bài thuyết trình của bạn hơn là chỉ trưng cho đẹp, hay làm khán giả chán ngán vì có quá nhiều thông tin trong đó.

Dưới đây là ba bước gọi ý để bạn có slide thuyết trình hiệu quả.

Bước 1: Phác thảo nội dung

Phác thảo tất cả các slide của bạn lên tờ note hoặc giấy ghi chú trước khi mở bất cứ phần mềm thiết kế nào lên.

ảnh 1

Các này giúp bạn dễ sắp xếp, so sánh và đổi thứ tự các slide mà không mất nhiều thời gian.

Để hạn chế viết lộn xộn trên miếng giấy note nhỏ, bạn nên tập trung dùng hình ảnh và từ ngữ rõ ràng.

Một slide hiệu quả là phải dễ hiểu dù chỉ nhìn lướt qua trong vòng 3 giây hoặc ít hơn.

Mỗi khi thông tin xuất hiện trên màn hình, khán giả sẽ dành thời gian đọc thay vì lắng nghe bạn.

Vì thế, mỗi slide nên thể hiện một ý chính và tạo nhiều slide tương tự.

Nếu bạn không còn chỗ để viết trên một tờ giấy note thì có nghĩa ý tưởng của bạn quá phức tạp.

Hãy chia nhỏ chúng ra thành nhiều tờ giấy note khác hoặc tóm gọn và nghĩ cách thể hiện đơn giản hơn.

Bước 2: Nhìn lại

Nhìn lại tất cả các tờ giấy note và tìm những slide có quá nhiều chữ, đặc biệt là các gạch đầu dòng.

Nếu bạn để tất cả các ý trong một slide, thì chúng phải liên quan với nhau.

Vì thế các dễ nhất để mô tả sự liên quan giữa các ý là chon các từ khoá trong mỗi ý. Và sử dụng sơ đồ minh hoạ mối quan hệ giữa chúng thay vì giải thích bằng chữ.

Bằng cách sử dụng biểu đồ và hình ảnh dễ hình dung. Ví dụ như lời nói, minh hoạ, biểu đồ, đồ thị, hình ảnh; bạn có thể truyền đạt nhiều thông tin nhanh chóng chỉ với vài từ khoá.

Bước 3: Biết khi nào nên dùng hiệu ứng.

Hiệu ứng luôn là cách sinh động và tuyệt vời để thu hút sự chú ý của khán giả, nhưng hãy cẩn thận. Quá nhiều hiệu ứng có thể làm người nghe mất tập trung vào bài nói.

Điều quan trọng là chỉ dùng hiệu ứng khi muốn làm nổi bất ý.

Thêm nữa, bạn cũng nên chạy hiệu ứng sao cho các thông tin hoặc biểu đồ hiển thị từ từ trong thời gian nhất định. Điều đó giúp khán giả kịp hiểu tuần tự.

Hãy biết chọn lọc. Nếu một hiệu ứng không phù hợp hoặc không truyền đạt thông tin, hãy bỏ qua nó.

Vui lòng điền vào form bên dưới để đăng ký:

Đến đây là kết thúc phần 3 của series series: kinh nghiệm bảo vệ khoá luận tốt nghiệp ngành kế toán.

Kiên Huỳnh

Blog Kế Toán Nhật Hướng