Back of the envelope (mặt sau phong bì) – một kỹ năng có tính ứng dụng cao từ việc tính toán năng lượng bom nguyên tử của nhà khoa học, đến việc suy nghĩ có nên lắp đồng hồ điện hay không của kế toán viên.
Tóm tắt nội dung
Một trường hợp ứng dụng về back of the envelope
Chiều 22/4/17, tôi vừa khép cửa công ty, định sang bên kia đường ăn hủ tiếu gõ lót bụng thì gặp chủ cho thuê văn phòng.
Nhân tiện gặp gỡ, họ đề cập đến dự định gắn đồng hồ điện riêng cho văn phòng chúng tôi, và có hai phương án để lựa chọn:
– Một là, công ty tôi sẽ không chịu chi phí mua đồng hồ và lắp đặt, chủ cho thuê lo. Chúng tôi sẽ đóng tiền điện như trước giờ, tức 3.500 đồng/Kwh, do chủ văn phòng quy định.
– Hai là, chúng tôi chịu chi phí mua và lắp đặt đồng hồ điện tương đương 3.500.000 đồng. Sau này, công ty tôi sẽ đóng tiền điện theo giá Nhà nước quy định, tương đương 1.650 đồng/Kwh.
Trung bình, công ty tôi sử dụng khoảng 7 Kwh/ngày.
Là kế toán, tôi có trách nhiệm xử lý vấn đề này, dĩ nhiên là tôi phải ăn hủ tiếu xong đã :p
Sau vài phút suy nghĩ, theo bạn tôi sẽ chọn phương án nào?
Theo như cách tính toán sơ bộ bên trên, mỗi tháng tôi có thể tiết kiệm được khoảng 335.000 đồng (hay 336.700 đồng = 637.000 – 300.300).
Sau khoảng 10 tháng thì tôi có thể hoàn vốn. Tôi lựa chọn phương án hai do công ty dự định thuê mặt bằng lâu dài ở đây.
Vẫn còn nhiều logic, chi tiết mà tôi bỏ qua. Nhưng chỉ bấy nhiêu thông tin là đủ ra quyết định cho trường hợp này.
Và hẳn bạn cũng nhận ra, tôi vừa ra quyết định dựa trên việc tính toán sơ bộ trên mặt sau của một phong bì (bao thư). Nó đang nằm trên bàn làm việc của tôi, mặt trước của nó đây:
Đấy chính là kỹ năng back of the envelope hay mặt sau phong bì.
Kỹ năng back of the envelope là gì?
Theo Wikipedia, kỹ năng back of the envelope là một thành ngữ chỉ kỹ năng ước tính/ tính nhẩm, thường được ghi lại trên bất kỳ mẫu giấy có sẵn nào, như mặt sau của một phong bì hay một mẩu khăn giấy chẳng hạn.
Nói tóm lại, nó là kỹ năng tính nhẩm trên một mẩu giấy nháp nào đó để giải quyết nhanh một vấn đề. Chỉ đơn giản là ước tính và xét đoán sau khi tính nhẩm bằng cộng trừ nhân chia. Bất kỳ ai cũng đã từng thực hiện qua, không có gì ghê gớm phải không nào?
Thế nhưng, nó là một kỹ năng quan trọng ở các cấp độ quản lý như kế toán trưởng, giám đốc tài chính, giám đốc điều hành… Và khả năng vận dụng của nó không chỉ cho công việc ở nhiều ngành nghề, mà còn cho cuộc sống.
Các ứng dụng của back of the envelope
Nó là một kỹ năng gần như không thể lỗi thời và có tính ứng dụng cao:
– Áp dụng cho nghiên cứu khoa học
Back of the envelope thường gắn liền với tên tuổi của của nhà vật lý Enrico Fermi, Nobel vật lý 1938, được xem là một trong những cha đẻ của bom nguyên tử. Ông đã tính toán năng lượng của một quả bom nguyên tử trong lần thử nghiệm đầu tiên ở Mexico năm 1945 trên các phong bì thư, mẫu giấy nhỏ.
Một ví dụ khác, Weisskopf đã sử dụng mặt sau một bao thư để tính toán kích thước một nguyên tử hydro, một ngọn núi và cả một ngôi sao.
– Áp dụng cho quản lý tài chính, kế toán.
Bạn đã xem trường hợp thực tế bên trên của tôi rồi đấy. Trong công việc thường ngày của một kế toán viên, phát sinh rất nhiều nghiệp vụ kinh tế cần tính toán nhanh chóng để ra quyết định. Kế toán viên và các nhà quản lý tài chính cần rèn luyện kỹ năng này thường xuyên.
– Áp dụng cho phỏng vấn tuyển dụng và cuộc sống.
Facebook, Google, Amazon… thường đòi hỏi kỹ năng tính toán nhanh này. Hãy xem câu hỏi tuyển dụng của google.
Hỏi:
Một chiếc xe bus có thể chứa được bao nhiêu quả bóng gold?
Đáp án:
1 chiếc xe buýt thông thường có chiều dài 6m, rộng 2,5m và cao 1,8m. Kích thước ấy tương đương với thể tích khoảng 26.220l. 1 quả bóng đánh gôn có thể tích khoảng 0,04l.
Như vậy chia 26.220 cho 0,04 ta sẽ có khoảng 655.000 quả bóng gôn. Trừ đi chỗ ghế ngồi và các đồ vật khác, ước tính 1 xe buýt sẽ chứa được khoảng 500.000 quả bóng gôn.
Tất nhiên những con số này chỉ là tương đối bởi còn phụ thuộc kích thước xe buýt và nhiều yếu tố khác. Nhưng mục tiêu chủ yếu của Google là thử khả năng giải quyết vấn đề của ứng viên mà thôi.
Kỹ năng tính nhẩm này không có gì phức tạp. Nó chỉ đơn giản là ước tính và cộng trừ nhân chia mà thôi. Tuy nhiên do tính ứng dụng rộng rãi của nó, các công ty hàng đầu trên thế giới đánh giá rất cao back of the envelope.
Làm sao rèn luyện kỹ năng này?
Việc vận dụng back of the envelope thường xuyên là một cách rèn luyện có chủ đích cho não bộ để giải quyết các vấn đề trong nghề kế toán, tài chính và cuộc sống.
– Khi gặp một vấn đề, hãy diễn đạt nó ra một tờ giấy nháp hay bất cứ thứ gì trong tầm tay của bạn (dĩ nhiên, các giấy tờ quan trọng như hoá đơn GTGT thì không được nhé).
– Bạn cần ước tính một con số chẵn một tí, số lẻ rất phức tạp để có thể tính nhẩm. Hơn nữa, tính toán quá chi tiết và mất nhiều thời gian thì không còn là back of the envelope.
– Sử dụng cộng trừ nhân chia để tính toán (có thể sử dụng máy tính cầm tay nếu số lớn).
– Một quyển sách khá hay gần với chủ đề này là “Chỉ cần mẩu khăn giấy” của Dan Roam.
Huỳnh Trung Kiên
